Трудовая книжка, кто делает в ней запись?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка, кто делает в ней запись?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Редкой ситуацией в работе кадровых служб становится работа генерального директора по совместительству. Действующее российское законодательство допускает такую возможность для любого гражданина вне зависимости от уровня занимаемой должности.

Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).

В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:

• основное общее,
• среднее общее,
• среднее профессиональное,
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Кто увольняет гендиректора ООО?

Руководитель организации выступает исполнительным органом, представляющим ее интересы и управляющим текущей деятельностью. Решение об увольнении генерального директора принимают:

• владелец активов — в учреждении или унитарном предприятии;
• общее собрание учредителей, совет директоров — в ООО или АО.

На основании принятого решения и протокола (составленного на собрании) запускается стандартная процедура увольнения:

1. издается приказ;
2. вносятся записи в личную карточку сотрудника и трудовую книжку;
3. производится расчет и выдача рабочей документации;
4. обязательно сообщаются сведения об изменениях в контролирующие органы — в течение 3 дней после назначения нового директора.

Расторжение трудовых с руководителем возможно как на общих основаниях, регламентированных ст. 77 ТК РФ, так и на дополнительных (ст. 278 ТК РФ). Последние касаются непосредственно директора.

Кто вносит записи в трудовую книжку если нет кадрового работника

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года № 413; ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года № 412; ОКСО – «ОК 009-2003. Общероссийский классификатор специальностей по образованию» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года № 276-ст; ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.Но мы подаем заявку на иностранную рабочую силу (Узбекистан) в Центр занятости населения.

Что говорит законодательство

В трудовом законодательстве не указаны конкретные требования, касающиеся порядка заполнения трудовых книжек наемных руководителей организаций. Назначение гендиректора на должность осуществляется на основании правового акта (решения учредителей, решения собрания участников и др.) или приказа по личному составу. По поводу указания в трудовой распорядительного документа в отношении руководителя мнения расходятся, т.к. п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) говорит о возможности указания приказа или иного решения работодателя о приеме. Одни специалисты считают, что в трудовой надо указывать либо приказ, либо решение учредительного органа о назначении на должность. Другие же полагают, что следует указывать оба документа.

Несмотря на руководящее положение, директор организации является таким же работником, как и все остальные. Трудовые отношения с ним оформляются в общем порядке, и запись в трудовой книжке производится на общем для всех сотрудников основании. При заполнении документа следует руководствоваться Приложением № 1 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Запись в трудовой о приеме гендиректора на работу

Прием директора (образец записи в трудовой книжке приведен ниже) оформляется следующим образом:

• В 1-й графе указывают порядковый номер записи.
• Во 2-й графе указывают дату (число, месяц и год), с которой руководитель приступил к выполнению должностных обязанностей.
• В 3-й графе сначала прописывают наименование юридического лица (можно поставить штамп). Затем указывают сведения о приеме на работу. Запись, к примеру, может выглядеть так: «Избран на должность генерального директора» или «Принят на должность генерального директора».
• В 4-й графе прописывают реквизиты документа-основания. К примеру: «Приказ от 17.09.2018 № 365-ок» или «Решение общего собрания участников ООО «Инвестгрупп» от 25.09.2018 № 14».

Если нанятый сотрудник является внешним совместителем, эту информацию можно указать в трудовой книжке по его желанию. Запись будет выглядеть так: «Принят по совместительству на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Максимум» (ООО «Максимум»).

Указание документа-основания имеет свои особенности:

• в графе № 3 указывается «Назначен…» когда документом-основанием является приказ;
• в графе № 3 указывают «Избран…» когда основанием выступает решение об избрании или протокол общего собрания участников, совета директоров и т.п.

Порядок оформления приема на работу руководителя

Существуют общие требования трудового законодательства, распространяющиеся на всех трудоустраивающихся работников независимо от занимаемой должности. К ним относятся:

• предъявление при приеме на работу определенных ст. 65 ТК РФ документов (паспорта или заменяющего его документа, трудовой книжки, страхового свидетельства, военного билета, документа об образовании и др.);
• обязательный медосмотр согласно ст. 69 ТК РФ (к примеру, в случае привлечения на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности);
• заключение письменного трудового договора (ст. 67 ТК РФ);
• издание приказа о приеме на работу и ознакомление с ним работника в трехдневный срок (ст. 68 ТК РФ);
• ознакомление работника с локальными нормативными актами организации, регламентирующими трудовые отношения (правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и т.д.) (ст. 68 ТК РФ), и др.

Специфическими требованиями к приему на работу руководителя коммерческой организации являются:

• принятие решения о приеме на работу руководителя (директора) в порядке, установленном учредительными документами;
• предварительная проверка на наличие в Реестре дисквалифицированных должностных лиц (запрос в ИФНС);
• при приеме на работу в качестве совместителя у другого работодателя необходимо наличие разрешения на это собственника организации (ст. 276 ТК РФ).

Запись в трудовой о приеме гендиректора на работу

Прием директора (образец записи в трудовой книжке приведен ниже) оформляется следующим образом:

• В 1-й графе указывают порядковый номер записи.
• Во 2-й графе указывают дату (число, месяц и год), с которой руководитель приступил к выполнению должностных обязанностей.
• В 3-й графе сначала прописывают наименование юридического лица (можно поставить штамп). Затем указывают сведения о приеме на работу. Запись, к примеру, может выглядеть так: «Избран на должность генерального директора» или «Принят на должность генерального директора».
• В 4-й графе прописывают реквизиты документа-основания. К примеру: «Приказ от 17.09.2018 № 365-ок» или «Решение общего собрания участников ООО «Инвестгрупп» от 25.09.2018 № 14».

Если нанятый сотрудник является внешним совместителем, эту информацию можно указать в трудовой книжке по его желанию. Запись будет выглядеть так: «Принят по совместительству на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Максимум» (ООО «Максимум»).

Указание документа-основания имеет свои особенности:

• в графе № 3 указывается «Назначен…» когда документом-основанием является приказ;
• в графе № 3 указывают «Избран…» когда основанием выступает решение об избрании или протокол общего собрания участников, совета директоров и т.п.

Должность исполняющий обязанности вносится в трудовую книжку

Чаще всего данные обязанности возлагаются на заместителя директора. Если такая должность не предусмотрена в фирме, то функции руководителя директор должен возложить на сотрудника, чья квалификация позволяет занять такую должность.

В такой ситуации делается приказ о том, что на определенный период данный сотрудник является и.о. начальника. Запись в трудовой книжке при назначении исполняющего обязанности директора не делается, поскольку он не является постоянным директором.

В некоторых случаях параллельно с трудовым договором приходится заключать дополнительное соглашение об исполнении обязанностей.

Если такая должность не предусмотрена в фирме, то функции руководителя директор должен возложить на сотрудника, чья квалификация позволяет занять такую должность.

Кто может вносить запись в трудовую книжку

Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи.

Даты внесения записи пишутся арабскими цифрами в формате: ЧЧ. ММ. ГГГГ. Напротив, в третьей графе, пишется, что сотрудник принят на соответствующую должность. В четвертой графе вписывается основание принятия на должность: выписка из приказа от такого-то числа за таким-то номером. Сокращения в записи не допустимы.

Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.
Запись в трудовой книжке (при отсутствии отдела кадров или кадровика) делает лицо или отдел, который отвечает за документацию в фирме. Обычно, это бухгалтерия или просто главный бухгалтер. У меня именно так и сделаны несколько записей в трудовой книжке. Иногда запись делает руководитель фирмы, если он совмещает в одном лице и бухгалтерию (это если фирма очень маленькая).

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Условия назначения лица на должность генерального директора

Чтобы назначить определенное лицо генеральным директором, проводится несколько основных этапов:

1. Созыв общего собрания, где присутствуют все акционеры ).
2. Обсуждение кандидатуры и временных рамок, на которые избирается данное лицо.
3. Решение о назначении гендиректора.
4. Подписывается договор между работодателем (выбранным председателем) и генеральным директором.
5. Издание приказа, где проговаривается то, что генеральный директор заступает на пост.

Перед проведением собрания нужно уведомить его участников об этом заранее. Далее обязательно происходит их регистрация. Если человек не прошел регистрационный этап, то он не имеет места участника голосования. Личное присутствие на акционерном собрании необязательно, так как допускается участие назначенных представителей. Полномочия данных лиц определяются специальным документом (доверенностью).

Трудовой договор составляется и заключается в соответствии с законом, где требования по данному делу касаются всех (ст. 67-68 ТК России). В договоре должны отражаться следующие аспекты:

• место работы руководителя и посещаемые места в связи с должностным положением;
• должность и ее наименование, которые должны быть обязательно в штате;
• обязанности генерального директора;
• условия трудового режима, если они не совпадают с общими.

На ознакомление данного документа отводится не более трех дней в связи с общими правилами.

После совершения этих важных процедур нужно сообщить в налоговый орган о назначении лица генеральным директором и записать информацию в Единый государственный реестр юридических лиц.

Как выглядит и чем отличается от остальных ТК директора?

Внесённые сведения в книжку директора разительно отличаются от записей рядовых сотрудников. Это естественно, ведь здесь работодатель и работник – одно и то же лицо, а это не совсем стандартный случай. Тем не менее, если вам необходимо внести сведения в ТК директора – действуйте уверенно. Не сомневайтесь в том, что директор имеет законное право выступить в этих ролях одновременно.
ТК директора имеет двоякую сущность: она вполне может ничем не отличаться от обычной книжки. В ней законно может находиться обычная запись о не примечательном ничем особенным, назначении на должность директора. Назначение может произойти с опорой на основание приказа.

В то же время в отличие от обычных работников директор предприятия принимается на работу путём Решения учредительного органа. Поэтому некоторые эксперты предлагают в исходные основания о совершаемой процедуре, вносить оба документа: приказ с его выходными данными и решение, на которое опирается изданный приказ.

Внесение сведений об увольнении

Увольнение – достаточно важный процесс производства записей в трудовой, так как на основании достоверно внесённых сведений будет осуществлён приём на последующую должность в новой организации.

В случае ошибочно внесённой записи, трудовая книжка может быть признана недействительной до момента исправления ошибки. Директор может за это время потерять интересующую его должность, а вы можете стать ответчиком в судебных тяжбах.

Особенно серьёзные проблемы может повлечь ситуация, в случае отказа работодателя в приёме на работу, после увольнения в порядке перевода. Тогда запись оказывается недействительной. Поэтому не вносите подобных записей без веских на то причин.

Для того, чтобы вы издали приказ об увольнении путём перевода, директор должен вам предоставить подтверждение с нового места работы, что его действительно туда берут.

Это может быть:

• копия приказа;
• удостоверенное заявление;
• уведомление о приёме на работу.

На основании этого документа и поданного вам от увольняющегося заявления, вы должны сделать приказ, а оба основания вложить в личное дело и после увольнения оставить себе. В случае непредвиденных обстоятельств вы окажетесь полностью подстрахованными и снимете с себя ответственность за произошедшее.

Если вы сделали всё надлежащим образом, но неприятный инцидент всё же произошёл, вам не останется ничего другого, кроме исправления записи. Лицо, которое не приняли на планируемую им должность, может написать вам заявление об исправлении записи, в которой причиной увольнения является инициатива директора.

Вам придётся издать приказ о том, что внесённую запись за соответствующим номером нужно считать недействительной, и внести новые сведения об увольнении по собственному желанию или по инициативе работника, со ссылкой на п.3 статьи 77 ТК РФ.

При увольнении директора по собственному желанию у него не должно возникнуть никаких проблем, независимо от формы собственности предприятия, с которого он увольняется. Трудовое законодательство РФ указывает на необходимость беспрепятственного расторжения договоров в этом случае.

Единственное условие – подать заявление за две недели до срока увольнения. Если существует необходимость рассмотреть этот вопрос на собрании учредителей – собрание должно уложиться в обозначенный двухнедельный срок.

Кто подписывает трудовую книжку при увольнении генерального директора:

1. Лицо, которое подписало приказ о его назначении.
2. Работник кадровой службы или лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек.
3. Председатель собрания учредителей, на основании принятого решения.
4. При отсутствии необходимости в собрании – он сам.

Выбор наиболее адекватного из перечисленных вариантов заключается в установленном на предприятии (в организации) порядке и наличии специалистов, отвечающих за кадровое делопроизводство.

Запись в трудовой о приеме гендиректора на работу

Прием директора (образец записи в трудовой книжке приведен ниже) оформляется следующим образом:

• В 1-й графе указывают порядковый номер записи.
• Во 2-й графе указывают дату (число, месяц и год), с которой руководитель приступил к выполнению должностных обязанностей.
• В 3-й графе сначала прописывают наименование юридического лица (можно поставить штамп). Затем указывают сведения о приеме на работу. Запись, к примеру, может выглядеть так: «Избран на должность генерального директора» или «Принят на должность генерального директора».
• В 4-й графе прописывают реквизиты документа-основания. К примеру: «Приказ от 17.09.2018 № 365-ок» или «Решение общего собрания участников ООО «Инвестгрупп» от 25.09.2018 № 14″.

Если нанятый сотрудник является внешним совместителем, эту информацию можно указать в трудовой книжке по его желанию. Запись будет выглядеть так: «Принят по совместительству на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Максимум» (ООО «Максимум»).

Указание документа-основания имеет свои особенности:

• в графе № 3 указывается «Назначен…» когда документом-основанием является приказ;
• в графе № 3 указывают «Избран…» когда основанием выступает решение об избрании или протокол общего собрания участников, совета директоров и т.п.

Трудовую книжку заполняет специалист, назначенный приказом руководителя (обычно, кадровик). Если в организации нет таких сотрудников, внести запись о приеме может сам руководитель или учредитель.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

Похожие записи:

• Способы эмиграции из России: как без денег уехать навсегда
• Является ли ФИО персональными данными
• На что обратить внимание при заключении договора со строительной фирмой