Как нумеровать трудовые договора в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как нумеровать трудовые договора в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

• журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
• приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
• трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

• номер по порядку заполнения;
• дата заключения описываемого договора;
• номер, присвоенный документу;
• ФИО принятого сотрудника;
• занимаемая согласно договору найма должность;
• подразделение, в котором числится работник;
• срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
• указание на совместительство или основное место труда;
• сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
• примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Подробнее про журнал регистрации трудовых договоров вы можете узнать из нашей статьи.

Каков порядок оформления трудового договора? Читайте тут.

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО «Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров. При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров. Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет. Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров. При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.)• При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию. В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

• • просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);
• • порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),
• • порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);
• • префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).

Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру «КП», а можно сокращенное «Куп». Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры «С» или «Сп» (строительный подряд). Для договоров аренды может использоваться только префикс «А» или сочетание букв, отражающее объект аренды: «Аа» – для договора аренды автомобиля или «Ап» – для договора аренды помещения.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.

Нужно ли вести нумерацию?

Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.

Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

• Что делать, если работодатель не отдает трудовой договор
• Чем отличается коллективный договор от трудового договора
• Ученический договор с работником предприятия: образец 2020 года
• Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года
• Уйти в декрет с биржи труда
• Уведомление о продлении срочного трудового договора: образец 2020 года
• Уведомление о прекращении срочного трудового договора: образец 2020 года

Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

• журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
• приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
• трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

• номер по порядку заполнения;
• дата заключения описываемого договора;
• номер, присвоенный документу;
• ФИО принятого сотрудника;
• занимаемая согласно договору найма должность;
• подразделение, в котором числится работник;
• срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
• указание на совместительство или основное место труда;
• сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
• примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Подробнее про журнал регистрации трудовых договоров вы можете узнать из нашей статьи.

Обязателен ли номер трудового договора

Тематики: Трудовые отношения

Обязательно ли присваивать номер трудовому договору с работником или достаточно только указания даты заключения трудового договора?

Перечень условий, которые в обязательном порядке

должны быть включены в трудовой договор, установлен
ст. 57 Трудового кодекса РФ
:

– место работы

, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

– трудовая функция

(работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

– дата начала работы

, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ;

– условия оплаты труда

(в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

– режим рабочего времени и времени отдыха

(если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

– компенсации

за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

– условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

– другие условия

в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Как видим, номер трудового договора не относится

к обязательным сведениям, предусмотренным
ст. 57 ТК РФ
.

Однако унифицированные формы первичной учетной документации

по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1,
предусматривают нумерацию трудовых договоров
.

Номера трудовых контрактов также можно делать идентичными тем, что на приказах о приеме на работу. В таком случае даже если данные договоров совпадут, даты заключения будут разными. Кроме того, это удобно, потому что их номера будут одинаковыми.

Присвоение трудовым договорам порядковых номеров – задача добровольная.

7 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Основная ее цель – упорядочение делопроизводства, а также идентификация и облегчение поиска документов в архивах.

Каковы же особенности проставления порядковых номеров на подобных документах? Разберем вопрос в этой статье.

Нумерация договоров принцип или порядок

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора.

Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров.

Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день.

Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров.

Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров

Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.

В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.

Например, если трудовой договор был заключен восьмого января 2019 года и имел личный номер 11, то нумерация будет выглядеть следующим образом: 11-0812019г. Где 11 это номер ТД, а остальные числа — дата оформления документа.

Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.

В том же Постановлении Госкомстата указано, что рекомендуется нумерацию трудовых договоров начинать сначала с наступлением нового года. Тем не менее, на практике нередко в организациях продолжают нумерацию ТД, не обновляя ее каждый год. Каких-то обязательных норм на этот счет в законодательстве не указано.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва.
• Санкт-Петербург.
• Регионы.

Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату. Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и бестарифной) вам понадобится изучить эту статью. Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Нумерация договоров принцип или порядок

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора.

Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров.

Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день.

Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров.

Как нумеровать договора

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 — личный номер дополнительного соглашения, а 2020 — год оформления документа.

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит — не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Наличие номера трудового договора не относится к обязательным условиям его заключения. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров. Нумерация служит в основном для упорядочения делопроизводства и идентификации договоров. Процедура нумерации не регламентирована. Как правило, на практике номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0)Однако обращаем внимание, что нумерация договоров — внутреннее дело компании, и письмо Роструда носит лишь рекомендательный характер. По данным журнала «Время бухгалтера». Письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3045-6-0

«О нумерации трудовых договоров»

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 25.07.2007 N 1/56 о порядке нумерации трудовых договоров. Сообщаем следующее.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров. Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 г. присваивается номер 16/03.

Таким образом, так или иначе нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И.И.Шкловец

Вовсе не обязательно, чтобы все люди были велики в своих действиях. Величайшим воплощением силы часто является простое терпение.

Оформление изменений условий трудового договора о дистанционной работе

Оформляются изменения приказом с перечислением причин-оснований. Работники уведомляются о приказе не позже, чем за 2 месяца до их введения. В отдельном извещении перечисляется список изменений и причин, их вызвавших. Рекомендуем, чтобы избежать споров, вписать в него:

• права и обязанности работника в течение срока уведомления, сроки принятия решения ;
• последствия его согласия /отказа от продолжения работы в новых условиях.

ТК ясно говорит, что работодатель предлагает сотруднику должность в «данной местности». Вызывает затруднения вопрос о местности, если он касается удаленного работника. Поскольку прямого ответа на него в законодательстве нет, мы посоветуем два варианта решения вопроса (они в наибольшей степени защищают интересы работодателя):

• перечислить все свободные вакансии, независимо от территориальной расположенности;
• регламентировать этот вопрос ЛНА, и принять решение со ссылкой на этот локальный акт.

Дополнительное соглашение с дистанционным работником оформляется, если:

• работник соглашается на предложение;
• работник согласен на перевод.

В первом случае в допсоглашении фигурируют новые условия деятельности, во втором — перевод на другую работу. Документ составляется в двух экземплярах и подписывается обоими участниками. Согласие на перевод оформляют в письменном виде — это обязательное подтверждение законности действий работодателя. Сведения о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку (если работодатель продолжает ее вести в бумажном виде на дистанционного работника). Запись делается на основании приказа или допсоглашения. С ней работника знакомят под подпись в его личной карточке, где дублируется запись в ТК.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы.

Чтобы не тратить время на покупку или самостоятельную разлиновку страниц для ведения журнала, воспользуйтесь ссылкой: .

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Похожие записи:

• Ковидный паспорт в России: будет ли вводится документ и что он дает людям
• Техническое задание на строительство
• Изменения требований в национальной системе сертификации