Беспроцентный заем сотруднику: учет и налоги

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Беспроцентный заем сотруднику: учет и налоги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.

Если организацией принято решение не взыскивать долг с сотрудника, а простить его, то налог, начисленный на размер выгоды от сэкономленных процентов по ссуде, должен удерживаться с заработка работника до полного его исчерпания.

Должна облагаться налогом (13%) и сама сумма долга со дня прощения, выраженного в виде уведомления о прощении долга или в виде соглашения о дарении денег (ст. 210, 224 НК РФ).

Итого в случае прощения долга из заработка работника удерживается налог:

• с суммы долга (прощенного);
• с выгоды от сэкономленных процентов на дату прощения;
• на доходы, выплачиваемые физическому лицу (НДФЛ).

В этом случае общая сумма удержанных налогов также не должна превышать 50% выплачиваемого дохода.

Выдача процентного займа сотруднику: проводки

Случаи заимствования средств персоналом у работодателя с условием начисления процентов за пользование деньгами предприятия в бухгалтерском учете можно отражать на одном из счетов – 58 или 73. Выбор варианта учета должен быть закреплен в учетной политике. Когда ведется учет выданных займов, проводки имеют вид:

• Д58 или 73.1 – К50, 51, 10, 01 – зафиксирована операция по выдаче заемных средств работнику компании с условием ежемесячного погашения процентов по договору займа;
• Д 73.1 или 58 – К91.1 – начисление процентов,
• Д50, 51, 01 или 10 – К58 или 73.1 – уплата процентов, возврат сотрудником займа, полученного от предприятия.

НДФЛ с займа сотруднику

Если организация выдала работнику беспроцентный заем или величина процента в договоре установлена меньше 2/3 ставки рефинансирования, то у работника возникает материальная выгода от экономии на процентах. С нее организация обязана удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц. Ставка налога с материальной выгоды составляет:

• 35 % — для резидентов;
• 30 % — для нерезидентов.

Расчет материальной выгоды и НДФЛ с нее необходимо производить в последний день каждого месяца на всем протяжении пользования займодавцем заемными средствами. Ставка рефинансирования также учитывается, действующая на дату расчета. С 01.01.2016 ставка рефинансирования признается равной ключевой ставке. Показатель изменяется достаточно часто. За изменениями необходимо следить. Так, в 2020 году ее значение уже дважды пересматривали.

Как правильно оформить

1. Проинформируйте сотрудников о возможности получить займ. Если компания небольшая, достаточно устно рассказать сотрудникам о такой возможности. А выдачу займа оформить заявлением, договором, приказом и т.д. (я вернусь к этому далее). Если компания крупная, возможность и порядок предоставления займов можно предусмотреть в локальных нормативно-правовых актах. Например, создать «Положение о порядке предоставления и возврата займов» или «Коллективный договор с сотрудниками». Но наличие этих документов не обязательно.

2. Чтобы оформить займ, вам понадобится:

• Заявление от сотрудника в произвольной форме с просьбой выдать займ
• Договор займа. Чтобы избежать недопонимания, в договоре обязательно пропишите: вид (процентный или беспроцентный) и сумму займа, срок займа и порядок (график) возврата денег. Отдельно опишите порядок возврата займа в случае увольнения сотрудника. Укажите, куда (кому) должен быть перечислен займ, если денежные средства переводятся не сотруднику, а третьему лицу, например, застройщику. Пропишите в договоре любые другие особые условия. Например, можно описать штрафные санкции, если сотрудник не отработает в компании 3 года, в течение которых должен был выплатить займ
• Приказ о предоставлении займа сотруднику.

3. Выберите способ выдачи займа. В Беларуси займ можно выдавать сотруднику-резиденту только в белорусских рублях (но в договоре суммы можно привязывать к эквивалентным значениям в валюте). Выдать займ можно двумя способами:

• Наличными деньгами из кассы организации. Для этого потребуются: расходный кассовый ордер (далее — РКО), если речь идет о выдаче займа одному сотруднику, или платежная ведомость + РКО, если наниматель выдает займ сразу нескольким работникам.
• В безналичной форме — путем перечисления на карт-счет работника или указанной работником организации. Например: при выдаче займа на покупку жилья наниматель может перечислять деньги сразу организации-застройщику.

Вернуть займ сотрудник также может по-разному:

• Перечислить деньги на счет компании
• Внести наличные средства в кассу организации в счет погашения займа
• Компания может ежемесячно удерживать из зарплаты сотрудника платежи по займу. Но для этого варианта потребуется оформление дополнительных документов: заявление + приказ (сотрудник должен написать заявление в произвольной форме с просьбой удерживать у него из ЗП суммы по займу, а наниматель должен издать приказ об удержании из заработной платы).

Выплата и возврат денежных средств по займу

Необходимые финансовые средства заемщик может получить одним из общепринятых способов, который заранее оговорен в договоре:

• наличными средствами на руки;
• переводом безналичных средств по указанным заемщиком реквизитам.

В каждом из этих случаев бухгалтерия организации обязана документально зафиксировать перевод средств для последующей отчетности, как по внутреннему финансированию, так и для налоговых органов.

Более важным вопросом выступает метод, которым заемщик будет возвращать полученные средства работодателю. Правда и тут нет особых сложностей. Можно осуществлять перевод денежных средств одним из трех способов:

• Внесение наличных средств в кассу предприятия.
• Удержание заемных средств из заработной платы сотрудника согласно оговоренному графику.
• Возврат средств на счета компании по указанным реквизитам наиболее удобным заемщику способом (перечисление посредством банковских операций и прочее).

Важным моментом выступает обязательное соблюдение методики возврата заемных средств. Это непременно указывается в заключенном соглашении и не может быть изменено в одностороннем порядке – только с согласия и по договоренности между работодателем и заемщиком.

Даже если сотрудник организации, взявший беспроцентный заем, по каким-либо причинам не внес оговоренные суммы по графику платежей, если договором предусматривается такой способ возврата – организация не вправе изымать финансы посредством отчисления из заработной платы сотрудника.

Порядок выдачи займа сотруднику

При предоставлении сотруднику займа следует оформить договор. По нему работодатель передает работнику определенную сумму денег, которую последний обязан вернуть. Составляя договор займа, учесть следует следующие моменты:

1. Форма договора. Договор обязательно должен быть составлен в письменном виде.
2. Дата вступления договора в силу. Эта дата будет определять когда фактически произошла передача денег работнику.
3. Сумма. В договоре прописывается сумма займа. Ограничений в размере займа законодательство не устанавливает, но если работодатель выдает сотруднику крупный заем (от 25% стоимости имущества), то решение о его выдаче принимает не руководитель, а участники (акционеры или совет директоров) компании.
4. Валюта. В иностранной валюте займы могут выдавать только кредитные организации, поэтому в качестве валюты в договоре необходимо указать рубли.
5. Проценты за пользование заемными средства. Процентная ставка может предусматриваться, но работодатель может выдать и беспроцентный заем. Если в договоре процентную ставку не указать, то она по умолчанию будет равняться ставке рефинансирования, установленной на момент выплаты заемных средств или только из части. Если работодатель готов предоставить своему работнику беспроцентный заем, то данное условие должно быть прописано в договоре. Это можно сделать следующим образом: «проценты за пользование заемными денежными средствами по настоящему договору не начисляются».
6. Срок займа и порядок возврата. Если указанные условия в договоре указаны не будут, то заемщик должен ежемесячно уплачивать проценты, а заем вернуть не позднее 30 дней после предъявления требования займодавцем.
7. Досрочное погашение. Если условия о погашении займа досрочно в договоре не предусмотрены, то беспроцентный заем можно будет вернуть в любое время, а процентный – не раньше 30 дней после представления заимодавцу уведомления о погашении займа досрочно.

Составляется договор в произвольной форме. Основанием для его оформления может служить заявление работника. В договоре также следует предусмотреть, срок и способ выдачи займа. Деньги могут выдаваться из кассы работодателя или перечислены работнику на счет.Помимо этого указывается способ возврата денег, например, путем удержания из зарплаты работника, внесением в кассу или перечислением на счет работодателя.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Может ли выдача беспроцентного займа учитываться на 58 счете «Финансовые вложения»?

Ответ: Нет, чтобы заем был признан финансовыми вложениями, он должен в будущем приносить доход.

Вопрос: Организация простила сотруднику долг и с возникшего у него дохода удержала НДФЛ. Однако, ранее НДФЛ уже удерживался с материальной выгоды. Нужно ли в этом случае вернуть излишне удержанный НДФЛ?

Ответ: Нет. НДФЛ, который был удержан ранее не является излишне удержанным, а значит и возвращать ничего не нужно. А с суммы прощенного долга НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13%.

Вопрос: Может ли работодатель предоставить заем своему сотруднику в натуральной форме?

Ответ: Да, может. Компания вправе предоставлять займы сотрудникам как деньгами, так и в натуральной форме (ст. 807 ГК РФ). К примеру, компания может одолжить сотруднику принадлежащее ей имущество. В бухучете при этом стоимость имущества в расходы включать не нужно. Его стоимость определяется исходя из цены, по которой в схожих обстоятельствах компания бы продала такое имущество.

Как получить сотруднику заем у организации?

Для получения ссуды работник обращается к администрации с заявлением в произвольном виде или по форме, установленной на предприятии. Гражданин может указать, для какой цели ему нужны деньги. Тогда заем становится целевым с условием об обеспечении работодателю возможности контролировать использование ссуды.

На основании упомянутого обращения руководство принимает решение о предоставлении займа или об отказе. При этом организация свободна в выборе условий будущей сделки, что не всегда совпадает с запросом сотрудника. Однако и гражданина никто не принуждает заключать невыгодный для него договор.

Согласно ч. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа с сотрудником всегда заключается в письменной форме. В подтверждение передачи денег может быть оформлен расходный кассовый ордер (при выдаче наличными) или расписка и платежное поручение (при безналичном перечислении).

Остались вопросы? Попробую угадать:

Могу ли я выдать займ, если моя организация не является микрофинансовой и не имеет лицензии?

Да, можете, лицензия нужна, если выдача кредитов и займов – ваша основная деятельность.

Облагается ли налогом на прибыль/УСН получение займа?

Ваш доход – только проценты по договорам займа. Вы получили чужие денежные средства и обязаны их вернуть. Сумма займа не облагается налогом на прибыль или налогом, уплачиваемым в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Можно ли выдать займы сотрудникам?

Можно, но не забывайте про материальную выгоду.

Можно ли вернуть займ учредителю переводом на его личный счет?

Можно. Обратите внимание: если займ целевой (на приобретение товаров, работ, услуг), и вы возвращаете его с применением электронного средства платежа – требуется применение ККТ.

Можно ли выдать займ до востребования?

Можно. По общему правилу заемщик будет обязан вернуть его в течение 30 дней с момента получения запроса.

Гражданский кодекс в большинстве случаев дает сторонам свободу договора. Используйте ее, учитывайте в договоре все важные условия: сумму займа, срок, проценты, порядок предоставления и возврата, порядок уплаты процентов, ответственность за непредоставление займа, за просрочку его возврата и уплаты процентов, обеспечение исполнения обязательств (залог, поручительство и т.д.)

Налоговые последствия

Многие фирмы предлагают возможность оформлять беспроцентный займ сотрудникам. Налоговые последствия такого решения являются приемлемыми для любой компании, так как не требуется уплачивать налоги. Обусловлено это тем, что компания не получает от сотрудника какую-либо прибыль в виде процентов.

У работников при этом формируется определенный доход, представленный экономией на процентах. Поэтому у него возникает необходимость уплачивать сбор за полученный доход, если предоставляется компанией беспроцентный займ сотруднику. Налоги в этом случае представлены НДФЛ. Сбор равен 13 %, причем удержанием занимается налоговый агент, представленный работодателем. Компания удерживает налог с зарплаты работника, но такое удержание не может превышать 50 % от дохода гражданина в месяц.

Оформление такой сделки обладает нюансами, которые должны учитываться обоими сторонами. К ним относится:

• в договоре требуется детально описывать предмет сделки, так как если невозможно будет его идентифицировать, то могут возникнуть проблемы в суде;
• непосредственно в договоре требуется четко указывать, что предоставляется ссуда без необходимости со стороны работника уплачивать проценты;
• предметом соглашения может выступать не только денежная сумма, но и имущество компании;
• у фирмы при предоставлении беспроцентной ссуды не возникает материальная выгода, поэтому не требуется уплачивать налоги;
• заемщик может получить имущественный вычет, если направляет полученные средства на покупку недвижимости;
• если передается жилье во временное использование, то сделка непременно регистрируется.

Для каких целей может быть выдан займ

Договор займа сотруднику фирмы может быть выдан только целевой – то он должен быть использован для каких-то определённых целей. Эти цели должны указываться в самом тексте договора. При составлении такого договора необходимо руководствоваться ст. 814 ГК РФ.

Например, организация может заключить договор займа с сотрудником на обучение с отработкой, которая последует после окончания обучения.

Займ может быть как беспроцентный, так и с процентами. В договоре должны быть указаны проценты по договору, в противном случае, он будет беспроцентным по умолчанию.

Стоит помнить, что выдача беспроцентных займов своим сотрудникам – это прямое указание налоговикам обратить на такую компанию внимание.

Дело в том, что налоговики могут доначислить по такому договору налог на прибыль, исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ на день совершения сделки.

Договор беспроцентного займа: с кем его можно заключить, и как его правильно составить

Сразу скажем, что законодательство никак не связывает возможность заключения договора беспроцентного займа с юридическим статусом его сторон.

Это значит, что оформить такой заем могут и коммерческие организации, и индивидуальные предприниматели, и «обычные» физические лица.

Указанные юрлица и физлица могут выступать любой стороной договора беспроцентного займа, и при этом возможны любые комбинации этих лиц.

Также отсутствует ограничение на заключение такого договора между взаимозависимыми и аффилированными лицами (в отличие от договора безвозмездного пользования имуществом (ссуды)). Это значит, что договор беспроцентного займа можно оформить между материнской и дочерней компаниями; между организацией и ее участником (учредителем), либо между ООО и его управляющим (как ИП, так и юрлицом).

И, наконец, не запрещено брать беспроцентные займы у руководителя компании, а также у других работников вне зависимости от занимаемой ими должности. Равно как и компания может выдать подобный заем любому своему сотруднику.

Бесплатно проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Выплата и возврат денежных средств по займу

Необходимые финансовые средства заемщик может получить одним из общепринятых способов, который заранее оговорен в договоре:

• наличными средствами на руки;
• переводом безналичных средств по указанным заемщиком реквизитам.

В каждом из этих случаев бухгалтерия организации обязана документально зафиксировать перевод средств для последующей отчетности, как по внутреннему финансированию, так и для налоговых органов.

Более важным вопросом выступает метод, которым заемщик будет возвращать полученные средства работодателю. Правда и тут нет особых сложностей. Можно осуществлять перевод денежных средств одним из трех способов:

• Внесение наличных средств в кассу предприятия.
• Удержание заемных средств из заработной платы сотрудника согласно оговоренному графику.
• Возврат средств на счета компании по указанным реквизитам наиболее удобным заемщику способом (перечисление посредством банковских операций и прочее).

Важным моментом выступает обязательное соблюдение методики возврата заемных средств. Это непременно указывается в заключенном соглашении и не может быть изменено в одностороннем порядке – только с согласия и по договоренности между работодателем и заемщиком.

Даже если сотрудник организации, взявший беспроцентный заем, по каким-либо причинам не внес оговоренные суммы по графику платежей, если договором предусматривается такой способ возврата – организация не вправе изымать финансы посредством отчисления из заработной платы сотрудника.

Организация может выдать сотруднику беспроцентный займ двумя способами:

• перечислением на расчетный счет (или оформленную ранее банковскую карту) сотрудника;
• наличными средствами непосредственно из кассы предприятия.

В обоих случаях в своей бухгалтерии специализированные сотрудники обязаны отразить перевод средств.

В первом случае предприятие списывает выдаваемые заемные средства со счета Дебет 71 и переводит указанную сумму на счет Кредит 51. Во втором случае бухгалтерская проводка будет выглядеть следующим образом: Дебет 73 – Кредит 50.

Погашение задолженности работником может осуществляться одним из следующих способов:

• переводом суммы задолженности или ее части на расчетный счет организации, реквизиты которого выдаются сотруднику заранее;
• внесением наличных денежных средств в кассу предприятия;
• удержанием определенной ранее суммы с заработной платы сотрудника.

Похожие записи:

• Налоговое уведомление: как и когда я его получу?
• Как оформить социальную карту жителя Московской области
• Кабмин упростил получение выплат ликвидаторам аварии на Чернобыльской АЭС