Сроки хранения отчетности в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Сроки хранения документов по кадрам

Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).

Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.

Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).

Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.

Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).

Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.

Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).

Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).

Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).

Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
   • наименование организации (в полном виде);
   • наименование структурного подразделения (в полном виде);
   • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
   • заголовок дела;
   • номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
2. В дело подшиваются:
   • только оформленные и исполненные документы;
   • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
   • изданные в одном календарном году.
3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения личных карточек

Для 2020 года в отношении сроков хранения личных карточек действовали 2 нормативных документа:

• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — он утратил силу с 18.02.2020;
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — он начал действовать с 18.02.2020.

Утративший силу Приказ № 558 для личных карточек устанавливал единственный срок хранения, равный 75 годам (п. 658). Приказ же № 236 содержит 2 срока (п. 444, примечание 3 к Перечню документов):

• 75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
• 50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
3. распорядительная документация по предприятию;
4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
5. переписка со сторонними организациями;
6. переписка внутри организации;
7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• личные карточки сотрудников;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Какие требования существуют

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

• Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
• Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
• При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
• Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
• В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
• В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
• Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Информацию о времени учета документации по госзаказам мы собрали в таблицу.

Похожие записи:

• Как получить свидетельство о рождении в Донецке в 2022: документы, адреса
• Декретные пособия для неработающих женщин: сколько платят, как повысить
• Структурное подразделение: определение, функции, руководство