Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет?
При исчислении среднего заработка:
-
учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, независимо от их источников (п. 2 Положения № 922). Данный перечень является открытым;
-
не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.
В каких случаях можно включить в расчет материальную помощь? В Определении от 26.12.2018 № 307-КГ18-21657 по делу № А66-8838/2017 ВС РФ решил, что матпомощь в размере трех должностных окладов (два оклада при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, один – по заявлению работника) относится к выплатам стимулирующего характера и является частью системы оплаты труда. В связи с этим ее нужно включать в расчет среднего заработка.
По мнению арбитров, матпомощь, которая по локальным актам считается стимулирующей выплатой и частью оплаты труда, нужно учитывать при расчете среднего заработка. В обоснование данного вывода суд приводит п. 2 Положения № 922, согласно которому для расчета учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя (Определение ВС РФ от 10.05.2018 № 307-КГ18-918 по делу № А66-13705/2016).
Можно ли включить в расчет доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки? Такую выплату можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка при выполнении следующих условий:
-
работодатель предусмотрел доплату в системе оплаты труда (отразил ее в трудовом договоре работника);
-
она включена в фонд оплаты труда;
-
доплата учитывается при определении сумм страховых взносов.
Порядок предоставления отпусков
Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».
На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.
В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.
Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).
Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):
- время отсутствия работника без уважительных причин.
- время отпусков по уходу за ребенком.
Расчет отпускных после декрета
Декретный отпуск и последующий отпуск по уходу за ребенком вносят некоторые корректировки в обычный порядок расчета отпускных:
- отпуск по беременности и родам включается в отпускной стаж;
- отпуск по уходу за ребенком исключается из расчетного периода для расчета отпускных;
- для расчета отпускных работнице, только что вышедшей из декрета и собирающейся в ежегодный отпуск, расчетным периодом будет 12 месяцев, предшествовавших месяцу ухода работницы в отпуск по беременности и родам;
- расчет отпускных не производится и отпуск не предоставляется, если работница находится в отпуске по уходу за ребенком и параллельно работает на условиях неполного рабочего времени — закон не позволяет находиться одновременно в двух отпусках.
Порядок предоставления отпусков
Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».
На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.
В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.
Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).
Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):
- время отсутствия работника без уважительных причин.
- время отпусков по уходу за ребенком.
Когда отпуск становится убыточным?
Невыгодно захватывать отпуском официальные праздники. Они увеличивают продолжительность отдыха, но в расчёт отпускных не включаются. Представим, что Марина взяла отпуск с 11 по 24 января. Она будет отдыхать почти целый месяц и при этом сохранит часть отпуска.
Среднедневной заработок — 1085,6 (исходные данные не менялись, поэтому мы взяли результат предыдущих вычислений). Отпускные — 1085,6*14=15 198,4 рублей.
Зарплата за фактически отработанные 5 дней — 11 666 рублей.
В общей сложности Марина за январь получит 26 864 рубля при окладе 35 000 рублей.
Если брать 14 дней отпуска в марте, то Марина получит 15 198,4 рубля отпускных и 19 080 рублей зарплаты. Итого: 34 278 рублей.
Можно ли увеличить отпускные
Мер для значительного повышения выплаты к отпуску не предусмотрено. А вот увеличить продолжительность отпуска практически вдвое вполне допустимо. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Работники вправе отдыхать период полностью или разбить его на несколько частей.
Законодательством предусмотрено, что одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). А оставшиеся две недели можно разделить, как угодно. То есть можно брать периоды с понедельника по пятницу, и дополнительно отдыхать в выходные дни.
Дробление отпускных приводит к значительному занижению расчетной базы и уменьшению среднего заработка для исчисления отпуска. Поэтому сотрудник должен сделать самостоятельный выбор, как отдыхать: дольше или дороже. Учтите, что не каждый работодатель согласится с таким дроблением.
Не забывайте, что есть выгодные месяцы для отдыха, а есть убыточные. Выгоднее всего отдыхать в тех месяцах, где больше рабочих дней. Тогда и стоимость одного дня ниже. Примерами таких месяцев является август, сентябрь, октябрь. В январе, например, отдыхать невыгодно, потому что рабочих дней мало.
Определяем расчетный период
Расчет отпускных в 2022 году все так же начинается с определения расчетного периода. Он составляет год – 12 месяцев. Но на практике часто встречаются ситуации, когда сотрудник уходит в отпуск, отработав на предприятии всего несколько месяцев или даже недель. Какой период для начисления отпускных брать в этом случае? Чтобы лучше разобраться в вопросе, рассмотрим конкретные примеры.
- Предположим, сотрудник проработал в компании несколько лет. Он собирается реализовать свое право на ежегодный оплачиваемый отпуск – уйти на отдых с 28 марта 2022 года. Расчетный период по нему посчитать просто – это предшествующие дате отпуска 12 месяцев. В нашем примере в расчет берутся дни с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года.
- Рассмотрим другую ситуацию. Сотрудник трудится в компании с 15 сентября 2021 года, а в отпуск планирует уйти с 28 марта 2022 года. В этом случае бухгалтер включает в расчет месяцы с даты трудоустройства работника и по отпускной месяц – с 15.09.2021 до 28.02.2022.
- Бывает, что человек отправляется в отпуск, не отработав на предприятии полный месяц. Допустим, сотрудник трудоустроился 01.03.2022, а с 28.03.2022 уже уходит в отпуск. Расчетный период в такой ситуации включает все отработанные трудящимся дни – с 1 по 27 марта.
Алгоритм расчёта выплат
Начисление отпускных включает поэтапное выполнение ряда действий: установление расчётного периода, совокупного дохода, включаемого и исключаемого согласно законодательству для определения среднедневного заработка – фундамента для расчёта отпускных.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.
Если работник не может использовать отпуск в дни, установленные графиком, то ему следует обратиться к администрации предприятия с просьбой о его переносе. Если работодатель не против, то отпуск может быть перенесен на другой срок. Соглашение между работником и работодателем в этом случае можно считать достигнутым, если работник написал заявление о переносе отпуска, а работодатель на основании этого заявления издал приказ (распоряжение) о перенесении отпуска на указанную в заявлении дату. Без согласия работодателя в этом случае отпуск работника на другой срок не переносится. Однако возможны ситуации, когда согласия работодателя на перенос отпуска не требуется.
Например, если:
- работодатель нарушил срок оповещения работника о начале отпуска;
- работник не получил своевременно отпускные;
- работник заболел перед отпуском;
- ежегодный отпуск совпадает по времени с дополнительным учебным отпуском (ст. 177 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В то же время предоставляемые отпуска не должны нарушать нормального хода работы предприятия. Поэтому в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно перенести отпуск работника на следующий рабочий год. Но только с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ). Что касается работников, которым еще не исполнилось 18 лет, а также тех, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями, то согласно ТК РФ они должны отдыхать ежегодно. Поэтому перенести отпуск такого сотрудника на следующий год работодатель не может. Кроме того, работодателю нужно помнить, что ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный отпуск работникам предприятия в течение двух лет подряд.
Перенос отпуска осуществляется на основании приказа руководителя. Унифицированной формы приказа на перенос отпуска нет. Поэтому этот документ составляется в произвольной форме (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Замена части отпуска денежной компенсацией
В образовательных учреждениях нередко возникают ситуации, когда за время перерыва в учебе преподаватели не успевают полностью использовать свой удлиненный отпуск. Например, если преподаватель, имеющий право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней, в июне — июле участвовал в заседаниях аттестационной комиссии по приему государственных экзаменов и защите выпускных квалификационных работ, осуществлял руководство учебной, ознакомительной или производственной практикой студентов очной формы обучения, которую они проходят летом (в июне — июле) после окончания сессии, или в летние месяцы некоторое время работал в приемной комиссии, а занятия в следующем учебном году начинаются с 1 сентября, он не успеет за период с момента окончания работы в предыдущем учебном году до начала работы в новом учебном году отгулять все положенные ему дни отпуска.
Одним из путей решения данной проблемы является предоставление преподавателю части отпуска, которую он успевает отгулять, с переносом оставшихся дней отпуска на более позднее время. В этом случае перед уходом в отпуск ему нужно выплатить отпускные только за фактические дни отпуска. А за оставшиеся дни отпускные будут выплачиваться тогда, когда он будет эти дни брать, например, во время зимних каникул студентов-очников (если, конечно, в это время у данного преподавателя не будет занятий у студентов-заочников и другой нагрузки).
Однако на практике такой вариант не всегда приемлем, поскольку учебная нагрузка преподавателя может не позволить ему использовать дни отпуска в течение учебного года. Переносить отпуск на следующий год, как правило, тоже бессмысленно, ведь в следующем году он вряд ли успеет отгулять и положенные ему 56 дней нового отпуска, и «неотгулянные» дни прошлого отпуска.
Поэтому часть отпуска, которую преподаватель не успеет отгулять, может быть заменена денежной компенсацией. При этом нужно обратить внимание на несколько важных нюансов.
Во-первых, в соответствии со ст. 126 ТК РФ заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Иными словами, работник обязан отгулять как минимум 28 календарных дней положенного ему отпуска, даже если лично ему выгоднее было бы все лето работать и дополнительно к зарплате получить компенсацию за полностью не использованный отпуск. Причем речь в данной статье идет о 28 днях из каждого из положенных работнику отпусков. Поэтому, например, если в связи с производственной необходимостью работник совсем не был в отпуске в прошлом году (то есть его прошлогодний отпуск был полностью перенесен на текущий год), в этом году он обязан отгулять и не менее 28 календарных дней прошлогоднего отпуска, и не менее 28 календарных дней отпуска за текущий год (то есть в общей сложности 56 календарных дней как минимум). Впрочем, отпуск за текущий год можно перенести на следующий год. Но при этом надо учесть, что согласно ст. 124 ТК РФ перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, и запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Во-вторых, выплата денежной компенсации взамен отпуска должна производиться по письменному заявлению работника.
В-третьих, замена отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя. Поэтому руководство образовательного учреждения, например, вправе отказать преподавателю, желающему вместо части отпуска получить компенсацию и в это время поработать, например, в приемной комиссии, в выплате компенсации и либо отправить его в полный отпуск (отказав в возможности работать в приемной комиссии), либо предоставить неиспользованные дни отпуска позже в течение учебного года или приплюсовав их к следующему отпуску.
Отметим также, что совсем нельзя заменять часть отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет. Также запрещено заменять денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Как посчитать отпуск при неполном отработанном времени
Рассмотрим другой пример. Работник устроился на работу 21.09.2017. В апреле 2020 г. он подает заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 14.05.2018 с последующим увольнением.
В данной ситуации кадровику необходимо определить точное количество полагающихся ему дней отдыха, чтобы произвести с сотрудником окончательный расчет при увольнении.
Сначала необходимо рассчитать количество отработанных месяцев и дней. С 21.09.2017 по 13.05.2018 прошло 07 месяцев 22 дня. Так как 22>15, то округляем до одного месяца (согласно правилу округления: если количество дней превышает половину месяца, т. е. 15 дней, то считаем их как полный месяц. Если не превышает, т. е. менее 15 дней, то не считаем полным). Итак, работнику полагаются дни отдыха за восемь месяцев.
Далее рассчитываем количество полагающихся дней по формуле:
28 / 12 × количество отработанных месяцев.
28 / 12 × 8 = 18,67 дней. Округляем до целых. Расчет показал, что работнику положено 19 календарных дней.
Теперь мы можем рассчитать, сколько подчиненный будет отдыхать. Это период с 14.05. по 01.06.2018. Днем увольнения, соответственно, является последний день отдыха, то есть 01.06.2018.
Что нужно знать для вычисления среднегодового заработка
Как следует из предыдущих разделов, отправной точкой в вычислении отпускных является заработок за предыдущие 12 месяцев. Как узнать это число или вычислить его максимально точно? Учитываются ли отпускные при расчете среднего заработка? Работникам важно знать, что далеко не все деньги, которые они получают одновременно с заработной платой пойдут в расчёт отпускного платежа. Разберём ключевые нюансы подсчёта среднегодового дохода.
Далеко не все деньги, которые работник получает одновременно с заработной платой пойдут в расчёт отпускного платежа.
Первый важный вопрос — включаются ли отпускные, выплаченные в прошлом году, в расчёт новых? Нет, так как это особая выплата, которая не включается в расчёт средней зарплаты. Вместе с отпускными в расчёт не берутся командировочные, компенсационные выплаты за питание и транспорт, материальная помощь.
Второй вопрос — учитывается ли премия при расчете среднего заработка? Премии и другие вознаграждения в рамках системы оплаты труда являются частью годового дохода сотрудника и используются в формуле наравне с оплатой труда.
Полезно знать, что даже премии, ещё не выплаченные на момент ухода работника в отпуск (например, квартальные или годовые) могут быть использованы в расчётах пропорционально отработанному времени. Вместе с премиями к годовому заработку будут относиться надбавки за профессиональный стаж, совмещение должностей, доплаты за условия тяжёлые условия труда.
Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск?
Можно, но есть несколько важных моментов. Во-первых, Трудовой кодекс гласит: замена отпуска денежной компенсацией возможна по соглашению между работником и нанимателем. То есть ваш работодатель вполне может отказаться от этого предложения, как и вы. Во-вторых, нельзя полностью заменить отдых денежной компенсацией. Получить деньги можно только за часть вашего заслуженного отпуска, если вы делите его на части. Отдыхать вы должны минимум 21 календарный день, оплатить вам могут лишь остаток.
Как рассчитать размер компенсации? По той же схеме, что и отпускные: средняя зарплата за один день умножается на продолжительность отпуска. Таким образом начисляются отпускные в Беларуси.
И, в-третьих, в законе указаны категории граждан, которым замена отпусков денежной компенсацией невозможна в принципе. К ним относятся:
- Беременные женщины
- Работники, признанные инвалидами
- Работники моложе 18 лет
- Работники с вредными и (или) опасными условиями труда
Можно ли переносить отпуск из одного года в другой?
Да, такая возможность есть. В Трудовом кодексе указано, что перенос возможен только с согласия работника, в исключительных случаях, когда полный трудовой отпуск работника в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации. Важно отметить, что переносить на следующий год можно только часть отпуска. Минимум четырнадцать календарных дней вы все равно должны отдыхать. Оставшуюся неиспользованную часть можно «присоединить» к следующему отпуску или отгулять ее отдельно.
При этом, работникам младше 18 лет, тем, кто имеет право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы переносы отпуска запрещены.
***
Разумеется, 2020 год и пандемия коронавируса внесли свои коррективы в планы белорусов на отдых: закрытые границы, советы медиков воздержаться от поездок и мест массового скопления людей. Однако, чтобы продуктивно работать, нужно также и отдыхать. А чтобы расчет отпускных не застал вас врасплох, важно быть «в теме» и понимать, на что именно вы можете претендовать. Рассчитать отпускные в Беларуси можно, зная свой среднедневной заработок и продолжительность предстоящего отдыха. Также не забывайте, что начисление отпускных должно произойти не позже, чем за два дня до начала отпуска.
Отличного вам отдыха!
1 Как узнать сколько отпуска заработал сотрудник? Для этого нужно сходить в отдел кадров и спросить. Но можно и самостоятельно посчитать по формуле:
Количество дней отпуска = [Ежегодная продолжительность отпуска] × [Количество отработанных месяцев / 12
2 В случае, когда женщина выходит из декрета, то её средний заработок за последнее время будет отсутствовать. В этом случае компания берёт последний отработанный год и считает отпуск исходя из этих данных.
3 Обязательный непрерывный отпуск за год составляет 14 дней. Оставшиеся дни отпуска сотрудник может получить в виде денежной компенсации, но лишь по его желанию. Работодатель не имеет права заставлять не идти в отпуск или же отказать в компенсации.
4 Если отпуск попадает на выходные (суббота и воскресенье), то они учитываются как рабочие. Например, если сотрудник хочет получить компенсацию вместо отпуска, то он может идти в отпуск на 9 дней с субботы по воскресенье следующий. На эти дни попадут 5 рабочих дней и 4 выходных. Этот способ удобен тем, что не надо составлять лишних бумаг для выплаты компенсации.
Если же сотруднику важно получить максимальное число выходных за счет отпуска, то ему стоит брать отпуск лишь по рабочим дням. Например, с понедельника по пятницу (5 дней).
5 Расчёт отпускных учитывает заработок за период, но он не может быть меньше МРОТ (минимального размера оплаты труда). Если он меньше, то вместо заработка сотрудника подставляется действующая сумма МРОТ 12792 руб. (с 1 января 2021 г.). В итоге работник получает большую сумму.
6 Индексация зарплаты. Если сотруднику повысили оклад, то отпускные также будут проиндексированы за счёт увеличения среднего заработка от оклада.
Например, если оклад был 60 тыс. рублей, а стал 65 тыс. рублей, то отпускные будут считаться так, как будто сотрудник весь предыдущий год получал новый оклад.