Как составить ответ на требование ФНС о даче пояснений
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить ответ на требование ФНС о даче пояснений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы получили извещение о выявленной ошибке (противоречии, несоответствии) в представленной вами отчетности, в ответ организация может представить уточненную налоговую декларацию, в которой выявленные несоответствия и противоречия будут устранены, или представить пояснения. Форма представления пояснений налоговым законодательством не определена, поэтому организация вправе воспользоваться рекомендованными ФНС формами (например, см. приложение № 3 к письму ФНС России от 07.04.2015 N ЕД-4-15/5752) или составить пояснения в произвольной форме. Для подтверждения своих аргументов можно приложить к пояснениям выписки из регистров бухгалтерского и налогового учета и иные подтверждающие документы.
Последняя инстанция – Конституционный суд.
Сложившаяся ситуация не могла устроить налоговых агентов, и они обращались в суд. Но суды принимали сторону налоговиков, указывая, например, что обстоятельств, объективно препятствовавших своевременному исполнению обязанности по перечислению удержанного НДФЛ в бюджет, налоговым агентом не приведено и судами не установлено, в связи с чем штраф за несвоевременный НДФЛ по ст. 123 НК РФ начислен правомерно (Определение ВС РФ от 19.12.2016 № 305-КГ16-17454 по делу № А40-189421/2015). И это несмотря на то, что налоговый агент в данном случае при отсутствии ошибок в представленных расчетах по НДФЛ самостоятельно погасил задолженность в бюджет по НДФЛ и уплатил пени.
Последней инстанцией в данном споре оставался Конституционный суд, в который и обратился налоговый агент (Постановление КС РФ от 06.02.2018 № 6-П). Он оспорил конституционность п. 4 ст. 81 и ст. 123 НК РФ.
Представление пояснений при выявлении ошибок и противоречий
На практике организациям часто приходится получать требования налоговых органов о предоставлении пояснений по ситуациям, когда несоответствия и противоречия отсутствуют, например, по расхождениям между строками бухгалтерской отчетности и декларации по налогу на прибыль. В таком случае требования налоговых органов неправомерны, т. к. бухгалтерская отчетность содержит информацию бухгалтерского учета, сформированную по правилам, предусмотренным соответствующим законодательством. Налоговая декларация содержит сведения налогового учета, который отличен от бухгалтерского, и это не является противоречием.
Налогоплательщики вправе не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов (подпункт 11 пункта 1 статьи 21 НК РФ). Поэтому при получении подобных требований в первую очередь необходимо убедиться, что они соответствуют действующему законодательству. Что делать, если налоговый орган, требуя пояснений, явно превышает свои полномочия, и организация считает выполнение таких требований неуместным, будет рассмотрено в ситуации ниже.
Варианты формулировок для ходатайства
В качестве фактов, смягчающих вину, можно указать:
— совершение правонарушения впервые;
— неумышленность действий;
— невозможность выплаты зарплаты работникам из-за взыскания штрафа;
— то, что деятельность является убыточной или сезонной; то, что организация является добросовестным налогоплательщиком, и т.п.
При просроченном сроке сдачи отчетности в качестве смягчающих фактов могут быть признаны:
— несоразмерность наказания характеру и тяжести совершенного правонарушения;
— незначительность просрочки;
— отсутствие умысла на совершение правонарушения;
— отсутствие для бюджета негативных последствий;
— технический сбой, не позволивший представить отчет своевременно;
— факт совершения нарушения впервые.
В случае указания семейных ситуаций, предусмотренных ст. 112 НК РФ, при возможности, ходатайство об отмене штрафа в налоговую инспекцию или суд должно содержать копии документов, подтверждающие наличие обстоятельств, смягчающих ответственность.
Выводы и рекомендации
- Неуплата налога в бюджет может привести к крайне неприятным последствиям как для самого налогоплательщика, так и для его должностных лиц, включая финансовые, репутационные потери, а также уголовную ответственность.
- Организациям и ИП следует регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить сверку расчетов с налоговым органом, а также сохранять подтверждающий отсутствие расхождений документ, во избежание налоговых претензий к текущему периоду в последующих.
- Узнать, что налог не уплачен и определить сумму налога, возможно путем направления официального запроса в налоговый орган либо в личном кабинете налогоплательщика или на сайте «Госуслуг».
- Если вами все-таки выявлена налоговая задолженность, то следует в первую очередь разобраться, чья в этом вина (ваша или налоговиков), а затем либо уплатить налог и пени, либо обжаловать сложившуюся ситуацию.
Когда налоговики могут запросить пояснение
Информация о НДФЛ поступает в налоговые органы из разных источников. В первую очередь, это отчетность самого работодателя, представляемая по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Физлицо также представляет в налоговую инспекцию сведения о подоходном налоге, если подает декларацию по форме 3-НДФЛ. Подача декларации не является обязанностью всех физических лиц, но фактически ее сдают во многих случаях — при продаже имущества, если требуется получить налоговый вычет, по доходам ИП и т. п.
Инспекторы анализируют суммы поступлений по налогу, сверяя их с данными отчетности. В случае обнаружения каких-либо расхождений между данными из разных источников налоговики могут запросить у налогоплательщика пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Налогоплательщик обязан предоставить пояснение в течение 5 дней. За нарушение этого срока с него может быть взыскан штраф в сумме 5000 руб., а в случае повторного нарушения в течение года — 20 000 руб. (ст. 129.1 НК РФ).
Последняя инстанция – Конституционный суд.
Сложившаяся ситуация не могла устроить налоговых агентов, и они обращались в суд. Но суды принимали сторону налоговиков, указывая, например, что обстоятельств, объективно препятствовавших своевременному исполнению обязанности по перечислению удержанного НДФЛ в бюджет, налоговым агентом не приведено и судами не установлено, в связи с чем штраф за несвоевременный НДФЛ по ст. 123 НК РФ начислен правомерно (Определение ВС РФ от 19.12.2016 № 305-КГ16-17454 по делу № А40-189421/2015). И это несмотря на то, что налоговый агент в данном случае при отсутствии ошибок в представленных расчетах по НДФЛ самостоятельно погасил задолженность в бюджет по НДФЛ и уплатил пени.
Последней инстанцией в данном споре оставался Конституционный суд, в который и обратился налоговый агент (Постановление КС РФ от 06.02.2018 № 6-П). Он оспорил конституционность п. 4 ст. 81 и ст. 123 НК РФ.
Согласно п. 4 ст. 81 НК РФ если уточненная налоговая декларация представляется в налоговый орган после истечения срока подачи налоговой декларации и срока уплаты налога, то налогоплательщик освобождается от ответственности в случаях:
представления уточненной налоговой декларации до момента, когда налогоплательщик узнал об обнаружении налоговым органом неотражения или неполноты отражения сведений в налоговой декларации, а также ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы налога, либо о назначении выездной налоговой проверки по данному налогу за данный период, при условии, что до представления уточненной налоговой декларации он уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени;
представления уточненной налоговой декларации после проведения выездной налоговой проверки за соответствующий налоговый период, по результатам которой не были обнаружены неотражение или неполнота отражения сведений в налоговой декларации, а также ошибки, приводящие к занижению подлежащей уплате суммы налога.
По мнению налогового агента (ОАО), положения п. 4 ст. 81 и ст. 123 НК РФ противоречат ст. 19, 46 и 55 Конституции РФ, поскольку позволяют освобождать налогового агента от налоговой ответственности (штрафа) за несвоевременное перечисление в бюджет удержанных им сумм НДФЛ лишь в том случае, если он представит уточненную налоговую отчетность. Поскольку же при изначально правильно составленной отчетности это условие исполнить нельзя, освобождением от налоговой ответственности за такую просрочку могут пользоваться лишь налоговые агенты, представившие недостоверную налоговую отчетность.
Кроме этого, ОАО указывало на то, что штраф по ст. 123 НК РФ не зависит от срока просрочки уплаты НДФЛ и факта самостоятельного устранения задолженности до окончания налогового периода с уплатой пеней в возмещение ущерба казне.
Принимая во внимание расхождения в понимании положений п. 4 ст. 81 и ст. 123 НК РФ, имеющие место в судебной практике, Конституционный суд пришел к выводу, что эти положения в их взаимосвязи и с учетом их места в системе правового регулирования не должны толковаться как лишающие налогового агента, допустившего просрочку в уплате НДФЛ, который был правильно исчислен им в представленном налоговому органу расчете, права на освобождение от налоговой ответственности. При этом КС РФ установил следующие условия:
налоговый агент уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени до момента, когда ему стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременного перечисления удержанного налога или о назначении выездной налоговой проверки;
отсутствие доказательств, указывающих на то, что несвоевременное перечисление налоговым агентом в бюджет сумм налога носило преднамеренный характер, не было результатом его упущения (технической или иной ошибки).
Данный вывод был очень важен для налоговых агентов, поскольку, во-первых, он обязывает законодателя устранить расплывчатость приведенных налоговых норм, а во-вторых, дает налоговому агенту, который обратился в Конституционный суд, возможность пересмотреть решения суда, вынесенного ранее, по вновь открывшимся обстоятельствам со ссылкой на данное постановление КС РФ. Таким образом, конституционно-правовой смысл взаимосвязанных положений п. 4 ст. 81 и ст. 123 НК РФ, выявленный Конституционным судом, является общеобязательным, что исключает любое иное их истолкование в правоприменительной практике.
ОАО использовало свой шанс и отсудило у налоговиков всю сумму штрафа, которая была ранее начислена по ст. 123 НК РФ (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 19.07.2018 по делу № А40-189421/15-108-1542).
Штрафа можно избежать: условия установлены.
В целях реализации Постановления КС РФ № 6-П, которым взаимосвязанные положения п. 4 ст. 81 и ст. 123 НК РФ признаны не противоречащими Конституции РФ в той мере, в какой они не препятствуют освобождению от налоговой ответственности за несвоевременное перечисление в бюджет сумм НДФЛ налоговых агентов, не допустивших искажения налоговой отчетности, если они самостоятельно (до момента, когда им стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременной уплаты налога или о назначении выездной налоговой проверки) уплатили необходимые суммы налога и пени, а несвоевременное перечисление ими в бюджет соответствующих сумм явилось результатом технической или иной ошибки и носило непреднамеренный характер, законодатель внес изменения в НК РФ.
28.12.2018 был опубликован Федеральный закон от 27.12.2018 № 546-ФЗ. Начало действия документа – 28.01.2019.
Статья 123 НК РФ дополнена п. 2, согласно которому налоговый агент освобождается от ответственности, предусмотренной названной статьей, при одновременном выполнении следующих условий:
налоговый расчет (расчет по налогу) представлен в налоговый орган в установленный срок;
в налоговом расчете (расчете по налогу) отсутствуют факты неотражения или неполноты отражения сведений и (или) ошибки, приводящие к занижению суммы налога, подлежащей перечислению в бюджетную систему РФ;
налоговым агентом самостоятельно перечислены в бюджетную систему РФ сумма налога, не перечисленная в установленный срок, и соответствующие пени до момента, когда ему стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременного перечисления суммы налога или о назначении выездной налоговой проверки по такому налогу за соответствующий налоговый период.
Внесенная норма позволяет налоговому агенту избежать штрафа в 20 % от не перечисленной в установленный срок суммы НДФЛ, но при выполнении ряда условий:
отчетность по НДФЛ, в частности расчет по форме 6-НДФЛ, корректна и представлена в установленный срок;
сумма налога уплачена налоговым агентом самостоятельно до активизации налогового органа по данному вопросу;
пени рассчитаны самим налоговым агентом и уплачены в бюджет.
Безусловно, данные новшества убирают дискриминацию в отношении налоговых агентов и уравнивают их в правах с налогоплательщиками: теперь за пропуск сроков перечисления НДФЛ в бюджет нужно будет уплатить только пени при выполнении прочих условий.
В заключение отметим, что ст. 123 НК РФ применяется не только в отношении налоговых агентов по НДФЛ, но и в отношении налоговых агентов по НДС и по налогу на прибыль (ст. 174, 287, 310 НК РФ). Соответственно, на них также распространяется действие новой нормы: НК РФ не предусматривается различное применение ст. 123 НК РФ в зависимости от конкретного налога, по которому совершено соответствующее налоговое правонарушение (Письмо Минфина России от 15.10.2012 № 03-02-07/1-253).
«О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации».
Если выплат физическим лицам в налоговом периоде не было, нулевую отчетность не сдают. Однако инспектор не знает наверняка, по какой причине 6 НДФЛ не предоставлен. Организация привлекается к ответственности (например, инспекция блокирует расчетный счет).
Чтобы этого не произошло, отправляют письмо в налоговую о том, что организация не налоговый агент по НДФЛ, следственно и обязанности предоставлять отчетность, нет.
Внимание! Если компания хотя бы один раз перечислила доход физическому лицу в текущем календарном году, то представляют отчеты с момента выплаты до конца года, даже если в последующих отчетных периодах, перечислений не было.
Например, по договору ГПХ выплачено вознаграждение в январе 2017 года, других перечислений в этом году не было, значит организация сдает отчет за 1-й квартал, за 6 месяцев, 9 месяцев и год.
Позднее перечисление налога
При проверке отчетности, инспекция сразу обнаружит, что НДФЛ перечислялся не вовремя. В ходе автоматической сверки, проверяются суммы и даты уплаты налога по расчету со сведениями надзорного органа. Если сведения разняться, налоговая служба предъявляет требование о предоставлении разъяснений.
Как правило, это случается в двух ситуациях:
- Сумма удержанного НДФЛ превышает размер сбора перечисленного налога в бюджет;
- Неуплата налога в срок.
Помимо умышленной неуплаты НДФЛ, присущи и другие причины, по которым возникают расхождения в сведениях.
- Ошибки в расчете;
- неверные реквизиты в платежном поручении.
Что будет в случае отказа сотрудника писать объяснительную
Подчиненный правомочен отказаться от предоставления объяснений, причем наказания и ДВ за это не предусматривается. Руководство не вправе принуждать и заставлять подчиненного оформлять записку. Однако подобное сопротивление не освобождает служащего от ответственности за «необъясненное» нарушение.
В подобном случае руководителем составляется акт об отказе сотрудника предоставить письменные объяснения, подписанный двумя свидетелями.
Итак, запросить объяснительную записку – обязанность руководителя, написать или отказаться от ее составления – право работника. Отказ никоим образом не может расцениваться в качестве дисциплинарного проступка или нарушения ТК.
Отказаться от составления документа можно, но не совсем разумно. Спрятав «голову в песок» проблемы не решить, и велика вероятность усугубления ситуации.
Гордое молчание в этом случае может быть расценено так, как будто проступок работником совершен намеренно и умышленно по причине строптивого характера. Объяснения с приложенными доказательствами невиновности или уважительных причин помогут сгладить ситуацию и избежать взысканий.
Если отношения натянуты до предела и разгорелся конфликт, обеим сторонам рекомендуется обезопасить свою позицию. Работодателю составлением письменного запроса объяснений, подчиненному – их предоставлением в положенный срок, желательно завизировать или зарегистрировать второй экземпляр и оставить себе.
Как правильно заполнить пояснительную
Документ составляется в произвольном виде, так как утвержденного стандартного бланка не существует. Пояснение можно оформить от руки или с использованием компьютерной техники.
При составлении документа следует руководствоваться общими правилами:
- в шапке пишется наименование инспекции, которая затребовала пояснение;
- ответ можно оформить на фирменном бланке предприятия. Если такого формуляра нет, то необходимо указать полное наименование компании, ОГРН, ИНН, КПП и юридический адрес;
- следует указать дату и номер требования инспекции, на которое дается пояснение;
- далее подробно описываются детали ситуации, требующей разъяснений;
- лучше всего документально подтвердить факты, послужившие причиной выявленных расхождений. Например, если заработная плата работника меньше прожиточного минимума, то подтверждающим документом может послужить приказ об отпуске. Это будет объяснимо, если отпускные начислены в одном месяце, а дни отдыха были в следующем периоде.
Если после поступления запроса из ФНС бухгалтер организации обнаружил ошибки в представленной отчетности нужно незамедлительно представить корректирующие декларации.
Для удобства наших читателей, приведем унифицированный пример, подходящий практически под любую ситуацию для направления обоснованных пояснений сотрудникам налоговых органов о выявленных расхождениях.
При запросе пояснений о расхождения в НДС, ответ следует направить только в электронном виде. Если даже организация направит ответ на запрос в установленный срок, но на бумажном носителе, то сведения будут считаться не представленными.
Примерная форма пояснений о причинах возникновения задолженности по страховым взносам (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
В [ наименование налогового органа ]адрес: [ вписать нужное ]
от [ наименование юридического лица ]ИНН/КПП: [ вписать нужное ]адрес: [ вписать нужное ]телефон: [ вписать нужное ]
Пояснения
о причинах возникновения задолженности по страховым взносам
В ответ на требование налогового органа о представлении пояснений от [ число, месяц, год ] N [ значение ] сообщаем следующее:
Сумма задолженности [ наименование юридического лица ] сложилась по следующим причинам:
— ухудшение финансового состояния организации в результате:
общего экономического кризиса в стране;
сокращения объемов поставок;
снижения цен на реализуемые товары.
Как следствие — отсутствие денежных средств на счетах в банках.
— наличие кредиторской и дебиторской задолженностей;
— аренда дополнительной торговой точки в целях повышения объема продаж (если данный факт имеет место);
— наличие убытков организации (если данный факт имеет место);
— компанией некорректно спланирована очередность платежей: например, в первую очередь выплачивались заемные денежные средства, осуществлялись выплаты денежных средств поставщику в качестве предоплаты;
Просим учесть, что такого рода задолженность возникает в организации впервые, у организации отсутствует умысел в образовании задолженности, период просрочки платежей по страховым взносам незначителен.
Финансовые трудности организации носят временный и вынужденный характер, однако вскоре планируется поэтапное погашение всей имеющейся задолженности.
Приложение: [ указать перечень прилагаемых документов ].
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма пояснений о причинах возникновения задолженности по страховым взносам
Разработана: Компания «Гарант», сентябрь 2017 г.
Как написать пояснения в налоговую
Актуально на: 26 января 2016 г.
Если вы получили письмо из налоговой с требованием представления пояснений, это означает, что налоговикам что-то не понравилось в сданной вами отчетности. Дело в том, что ИФНС проводит камеральную проверку всех полученных деклараций и бухгалтерской отчетности в автоматическом режиме. И при выявлении ошибок в отчетности (противоречий между сведениями в представленных документах, расхождений между сданными сведениями и сведениями, которые есть у налогового органа) ИФНС потребует подать соответствующие пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ ).
Кроме того, налоговики вправе запросить пояснения при камеральной проверке декларации, в которой заявлены убытки. И, как правило, по каждой такой декларации действительно запрашиваются пояснения.
Если же вы сдали уточненную декларацию, в которой уменьшена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, по сравнению с суммой, заявленной в первоначальной декларации, то налоговики вправе запросить пояснения, обосновывающие изменение показателей (п. 3 ст. 88 НК РФ ).
Письмо-пояснение в налоговую: образец по убыткам
Налоговиков может заинтересовать убыточная деятельность компании, и в этом случае пояснения налогоплательщика должны в полной мере раскрывать причину возникновения убытка в запрашиваемом отчетном периоде. Для этого в письме расшифровываются доходы и расходы за определенный промежуток времени.
Также пояснения в налоговую (образец см. далее) должны содержать указания, почему расходы превысили доходы. Например, компания создана недавно, деятельность только началась и выручка пока невелика, но текущие расходы уже значительные (аренда, зарплата сотрудников, реклама и т.п.), либо фирмой были произведены неотложные крупные расходы на ремонт, закупку оборудования и т.п. Чем подробнее будут расписаны причины убытка, тем меньше новых вопросов возникнет у налоговиков.
Все приведенные сведения нужно подтвердить документально, приложив к письменному пояснению в налоговую копии бухгалтерских документов, договоров, накладных, банковских выписок, налоговых регистров и т.д.
Аналогичным образом могут быть даны пояснения в ответ на запрос о причинах снижения налоговой нагрузки, в сравнении со средним уровнем по отрасли.
Пояснение об отсутствии деятельности
При ведении хозяйственной деятельности руководство фирмы часто сталкивается с трудностями финансового плана, что служит поводом для приостановки деятельности.
Во избежание недоразумений рекомендуется сразу сообщить в налоговый орган, в ПФР, в соцстрах информацию, что по конкретным причинам деятельность организации приостановлена, работники уволены, заработная плата не начисляется.
Узнаем, какие аргументы можно написать в письме. Чаще всего это следующие причины:
- в связи с экономическим кризисом в стране;
- объемы производства снизились, деятельность приостановлена временно, в случае возобновления работы, организация обязуется об этом уведомить государственные органы;
- фирма приняла решение о ликвидации.
Приостановка хозяйственной деятельности компании не освобождает налогоплательщика от предоставления отчетности. За несвоевременное направление даже нулевых форм декларации предусмотрены штрафные санкции.