Оформление счета на оплату: порядок, требования и образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление счета на оплату: порядок, требования и образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.

   Как заполнить счёт-фактуру

   Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.

   • заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
   • указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
   • пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
   • ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
   • заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);

   Переходим к заполнению таблицы:

   • столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
   • столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
   • столбец 3 — количество или объём;
   • столбец 4 — цена за единицу измерения;
   • столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
   • столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
   • столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
   • столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
   • столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
   • столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
   

   Чем отличаются счета ИП и ООО

   Отличия в счетах для ООО и ИП — есть, но их немного:

   • Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация – наименование по уставу.
   • ИП ставит одну свою подпись, а счёт организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
   • Счёт ИП содержит только ИНН, а организации – ИНН и КПП.
   • Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без неё.

   Может ли физическое лицо выставить счет

   Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.

   Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.

   Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.

   Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.

   Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.

   Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.

   Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.

   При составлении документа укажите следующие данные:

   • дату его создания, порядковый номер (нумерация ведется с 1 января текущего года);
   • срок действия документа;
   • полные наименования и адреса получателя и плательщика;
   • банковские реквизиты получателя платежа;
   • список товаров или услуг;
   • итоговую сумму;
   • сумму НДС или указание на его отсутствие;
   • название должностей лиц, ответственных за операцию (руководитель предприятия, главный бухгалтер), и их подписи с расшифровками.

   Ставить печать необязательно. Чтобы заверить бумагу, достаточно подписи.

   Обязательная составляющая документа — наименование товара, его количество, стоимость. Эту информацию удобно оформить в виде таблицы со следующими столбцами:

   1. Номер по порядку.
   2. Наименование предмета сделки.
   3. Единица измерения.
   4. Количество единиц.
   5. Цена за одну единицу.
   6. Общая стоимость.

   В нижней строчке таблицы укажите окончательную стоимость перечисленных товаров, а под таблицей — прописью итоговую сумму к оплате.

   Особое внимание уделите НДС:

   1. Если продавец — плательщик НДС, укажите в документе сумму налога. Сделать это можно двумя способами:
      • включите налог в итоговую стоимость и для наглядности выделите отдельной строкой, указав внизу таблицы «В том числе НДС»;
      • покажите стоимость товара/услуги без учета налога, затем вычислите его размер, а итоговую цену сформируйте как сумму этих двух величин.
   2. Если продавец работает по УСН, ЕНВД, ПСН и не платит НДС, укажите: «Без НДС».

   Какие данные должен содержать счет на оплату

   Счет на оплату останется документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Как сказано выше, он может быть составлен в свободной форме. Но чем составлять его самостоятельно, гораздо проще бесплатно скачать образец счета на оплату 2022 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?

   • порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
   • платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
   • реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
   • названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью);
   • облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
   • использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
   • подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).

   Общие правила составления и заполнения

   Строгой формы для счета на оплату нет, но при этом должны соблюдаться определенные правила, которые обычно закрепляются в учетной политике организации. В счете не должно быть ошибок, иначе платеж может просто не дойти до вас и деньги вернуться на счет клиента. Страшного в этом ничего нет, но это займет некоторое время, возможно придется связываться с банком и писать уточнения. Что бы этого не произошло следует правильно указывать следующие данные:

   -название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы (например, ООО «Фирма»);

   -ФИО индивидуального предпринимателя (например, ИП Иванов Иван Иванович);

   -юридический или фактический адрес отправителя счета;

   -просто ИНН(для ИП) и ИНН вместе с КПП(для ООО);

   -предмет договора (товар, услуги, работы);

   -количественное выражение предмета;

   -цена за единицу предмета;

   -общая сумма сделки;

   -валюта сделки (рубли);

   -реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);

   -подписи ответственных лиц.

   В данном случае счет содержит сведения по:

   1. Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
   2. Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
   3. Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
   4. Номеру, дате выставления документа.
   5. Наименованию организации.

   По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.

   В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:

   1. Платёжные условия.
   2. Итоговую сумму.
   3. Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
   4. Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
   5. Компанию с режимом налогообложения.
   6. Дату выписки документа.
   7. Контактные данных обеих сторон.
   8. Имя и контактные данных конкретного продавца.
   9. Собственный номер, исходящий и входящий.

   Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует. Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

   В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

   Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора. К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован). Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

   Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?

   Внимательность при заполнении бланка очень важна.

   Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.

   Ошибки при выставлении счета:

   • Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.

     При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.

   • Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.

   • Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.

     Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.

   • Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.

     Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.

   • Шапка бланка оформлена неверно.

     Внимательно указывайте информацию и контактные данные.

   Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.

   Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.

   Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.

   Как выставить счет на английском языке

   В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

   • имя и контакты продавца;
   • исходящий и входящий номер;
   • контактные данные покупателя (заказчика);
   • данные о компании;
   • вид налогообложения;
   • дата покупки/отсылки товара;
   • номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
   • информация о налогах;
   • информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
   • условия возврата товара;
   • дата выписки;

   и т.д.

   Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

   Что такое счет на оплату

   Счет на оплату является документом, который повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа. То выставлять расчетную накладную не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных документов по расчета.

   Иногда выставленный коносамент является договором. Это бывает, когда одна из сторон направляет другой стороне документ. Который содержит все существенные условия договора и представляет собой оферту. Уплата по документы другой стороной в установленный срок является акцептом. И договор считается заключенным в простой письменной форме. (подпункт 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). коносамент может быть акцептован и другими способами.

   Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

   Образец счет без НДС– с помощью такой фразы пользователи, которым требуется выставить своим покупателям счет на оплату без налога, пытаются найти в сети шаблон этого документа с правильным заполнением.

   В каких случаях нужно выставлять счет без НДС? Как правильно заполнить документ без учета налога на добавленную стоимость? В статье вы увидите ответы на все свои вопросы, и после прочтения материала сможете без труда заполнить счет без НДС.

   • Всегда ли нужен счет
   • Зачем выставлять счет на оплату без НДС
   • Какая информация должна быть в счете без НДС
   • Как заполнить табличную часть счета без НДС(образец)
   • Итоги

   Как выставить счет на оплату физлицу?

   К счету на оплату физлицу не имеется законодательно установленных требований, касающихся формы и порядка выставления, он не является первичным учетным документом. Это следует из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни организации. Рассматриваемый же счет не свидетельствует о совершении каких-либо действий (продажа товаров, выполнение работ), выражая только намерения, которые могут быть и не воплощены на практике.

   Подобная точка зрения многократно отмечается в решениях судов различных инстанций. Так, например, отсутствие правового значения счетов на оплату озвучено Арбитражным судом Уральского округа в постановлении от 01.11.2016 № Ф09-9564/16 по делу № А07-28746/2015. Более того, ни один правовой акт ничего не говорит не только о том, как выставить счет на оплату физическому лицу, но и вообще об обязательности выставления данного документа. Этот факт указывает на то, что форму его хозяйствующее лицо вправе определить самостоятельно (по аналогии с первичными учетными документами, требования к которым закреплены в ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402).

   Правила выставления следуют из обычаев делового оборота, согласно которым счет:

   1. Формируется на фирменном бланке организации (предпринимателя) и/или содержит все его реквизиты.
   2. Содержит всю необходимую информацию, позволяющую идентифицировать сделку, осуществляемую сторонами (в счет которой происходит оплата).
   3. Подписывается руководителем и бухгалтером.
   4. Выставляется по просьбе физического лица.
   5. Не является обязательным к выставлению.
   6. Заверяется печатью хозяйствующего субъекта (при ее наличии).

   Оплата по такому счету производится по усмотрению гражданина — как правило, путем внесения наличных средств. С особенностями данной процедуры можно ознакомиться здесь.

   
   

   Похожие записи:

   • Какие существуют льготы для победителей олимпиад?
   • Обмен недвижимости в Башкортостане
   • Нужно ли платить налог при продаже квартиры, доставшейся по наследству?