Как составить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Единого, унифицированного образца приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора на сегодня нет, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольном виде, опираясь на свое видение данного документа.

Составление приказа о возложении обязанностей

Для того чтобы возложить обязанности на работника, составляется приказ.

Приказ издается от имени директора. Такой документ состоит из нескольких составных частей:

Ошибки и вопросы по теме

Ошибка

Организация относится к категории среднего бизнеса, является жилищным кооперативом. После увольнения главбуха директор решил не принимать на работу нового, а осуществлять бухгалтерский учет своими силами. Такие действия директора незаконны, поскольку в соответствии с положениями закона 402-ФЗ, директора жилищных кооперативов не могут возлагать на себя обязанности главного бухгалтера и вести учет самостоятельно. В такой ситуации генеральный директор в кратчайшие сроки должен исправить ошибку и принять на работу главного бухгалтера.

Вопрос

Как правильно составить приказ о передаче полномочий бухгалтера, если бухгалтерский учет в организации будет вести аутсорсинговая компания?

Аутсорсинговая компания – это сторонний помощник, который помогает составить отчетность на основании переданных заказчиком услуги данных. Такая организация в какой – то степени ведет учет, но получает документы уже готовыми. Вся первичная документация изначально попадает в организацию заказчика услуги, где директор или уполномоченное лицо их подписывает. Кроме того у специалистов обслуживающей организации нет доступа к банку клиента. В связи с этим многие операции проводятся непосредственно в организации, которая заказывает ведение учета. Поэтому приказ о выполнении функций главного бухгалтера составляется на директора компании, а по факту основные операции учета проводит обслуживающая организация.

В настоящее время главного бухгалтера в организации может и не быть, часто такую функцию выполняет генеральный директор компании. При этом, как правило, учет ведется рядовым бухгалтером, либо аутсорсинговой организацией. Однако, возложить обязанности бухгалтера на директора можно не всегда. Законодательство в этом случае накладывает некоторые ограничения.

Алгоритм действий главного бухгалтера, который не согласен с решениями генерального директора

Итак, если главный бухгалтер против отражения в учете тех или иных операций, то от руководителя компании нужно получить письменное распоряжение сделать это.

Для этого главному бухгалтеру необходимо составить служебную (докладную) записку на имя генерального директора, в которой следует отразить свое мнение по спорной ситуации и получить от генерального директора приказ на проведение в учете спорной хозяйственной операции.

В этом документе следует обстоятельно изложить возражения, аргументировать свою точку зрения, а также привести верное решение по выходу из сложившейся ситуации.

Таким образом, в служебной записке последовательно указывается следующая информация:

• причина написания записки;
• проблемы, которые могут возникнуть;
• негативное отношение главбуха к решению поставленной задачи в предложенном варианте;
• свой вариант (если таковой имеется).

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера

Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.

Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:

• совмещение двух должностей, если претендент удовлетворяет требованиям закона «О бухгалтерском учете» для совмещения;
• перевод на должность руководителя временно.

Как правило, совмещение любых должностей ведет к увеличению объемов работы, за что должна производиться соответствующая доплата (151 ТК РФ). Определяется размер такой доплаты соглашением сторон, то есть работника и работодателя. Устанавливается размер доплаты приказом о совмещении. Доплата может устанавливаться в фиксированном размере, либо в процентном отношении от основной заработной платы. Важно при этом помнить, что время совмещения отдельно не учитывается, так как выполняются трудовые обязанности в течение всего рабочего дня, а не после его окончания, то есть не за пределами рабочего времени. Однако, если в компании решают не оформлять отдельно совмещение должностей главного бухгалтера и директора, то указывать оплату за это нигде не нужно. В этом случае можно просто увеличить заработную плату директора, либо выплачивать ему ежемесячные премии.

Важно! Если руководитель изначально принимает на себя обязанности по ведению бухучета в компании, то его относится к его трудовым функциям и не требует дополнительной оплаты. Если директор на время принимает на себя обязанности главного бухгалтера, то доплата ему положена.

Пример подписания бухгалтерских документов

Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?

В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.

Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера

Должность главного бухгалтера присутствует в штатном расписании всех юридических лиц. Если предприятие крупное, то для оперативного выполнения работ, руководители обычно формируют штат специалистов, в котором каждый работник занимается конкретной деятельностью. Руководит обособленным подразделением главный бухгалтер, в подчинении которого находятся все бухгалтера.

Ввиду различных производственных обстоятельств, его обязанности могут быть возложены на других работников. Для этого необходимо оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера или на директора.

Лицо, планирующее выполнять обязательства руководителя бухгалтерского отдела, должно иметь представление об основах работы по этой профессии, а также её нюансы и особенности.

Возложение обязанностей главбуха

Согласно ст. 7 в Законе ФС № 402 от 6 декабря 2011г. ведение бухгалтерского учета и хранение документации по бухучету должен организовать руководитель компании.

В учетной политике должен быть закреплен один из вариантов:

1. Сделать ответственным за хранение и ведение бухучета ответственного сотрудника компании или главного бухгалтера.
2. Оформить договор ведения бухучета сторонней организацией или специалистом.
3. Принять ведение бухгалтерского учета на гендиректора.

При временной нетрудоспособности или отсутствии главного бухгалтера возможно две формы организации труда:

• временное заместительство;
• исполнение обязанностей.

Пример приказа о возложении обязанностей руководителя на главного бухгалтера — процедура оформления

• На время отсутствия директора компании (отпуск, болезнь) требуется оформление о возложении обязанностей на специалиста, обладающего достаточным уровнем знаний и навыками в сфере управления коллективом.
• Руководитель предприятия выбранному сотруднику должен полностью доверять, поскольку передача обязанностей подразумевает ведение переговоров, работу с коллегами и контрагентами, подписание разного рода важной документации.
• Часто свои функции директор возлагает на главного бухгалтера, оформив соответствующий приказ.
• Варианты возложения обязанностей
• В большинстве случаев на время отсутствия директора фирмы (нахождение в отпуске, отъезд, болезнь) его трудовые функции выполняет его заместитель, при отсутствии такового эту роль может выполнить и главный бухгалтер.
• Способы возложения функций руководителя на главбуха:

• Временное возложение — до оформления данной процедуры требуется получить письменное согласие сотрудника, составить дополнительное соглашение к трудовому контракту, срок действия которого будет распространяться до тех пор, пока основной работник не выйдет на свое рабочее место.
• Временный перевод — максимальный срок перевода на другую должность (по письменному соглашению между сторонами) равен 1 году. В случае, когда происходит замена отсутствующего специалиста, период возложения трудовых функций может продолжатся до момента, когда специалист сможет приступить к работе.

Не все юридические лица могут передать обязанности руководителя главному бухгалтеру.

Статья 7 (часть 3) ФЗ от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ обозначает виды предприятий, для которых данное замещение возможно:

• экономические субъекты, применяющие упрощенной систему бухгалтерской отчетности;
• субъекты среднего предпринимательства, за исключением компаний, подлежащих по закону обязательной аудиторской проверке, жилищных, кредитных, строительных кооперативов.

В бюджетной организации исполнение обязанностей руководителя главбухром недопустимо. Законом разрешается распределение полномочий между 2 специалистами.

О порядке оформления приказа о возложении обязанности отсутствующего работника на другого можно также прочитать в этой статье.

Кто может исполнять обязанности главного бухгалтера

По закону о бухгалтерском учете директор компании обязан сам организовать ведение бухучета компании. При этом он может выбрать один из трех вариантов:

• Возложить ведение учета на главного бухгалтера или другого ответственного сотрудника;
• Заключить договор аутсорсинга на ведение бухучета с другой компанией или сторонним специалистом;
• Вести учет самостоятельно.

Внимание! Выбранный способ организации ведения бухгалтерского учета закрепите в учетной политики организации для целей бухгалтерского учета и издайте приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на генерального директора.

Самостоятельно вести бухгалтерский учет генеральный директор может в двух случаях:

1. Компания вправе применять упрощенные способы ведения бухучета (субъекты малого предпринимательства, некоммерческие организации, организации, резиденты «Сколково»);
2. Компания является субъектом среднего предпринимательства.

Важно! Даже если компания относится к субъектам среднего предпринимательства, директор не имеет право издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя, если выполняется хотя бы одно условие, установленное в ч. 5 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Например, компания подлежит обязательному аудиту.

Не может возложить на себя обязанность по ведению бухгалтерского учета генеральный директор, если он имеет статус иностранного гражданина временно пребывающего на территории РФ.

Ответственность контролирующего лица

После вступления в силу Закона № 402-ФЗ количество судебных дел с привлечением к ответственности главных бухгалтеров резко сократилось. Тем не менее есть случаи, не связанные с налогообложением, когда можно поспорить с возложением ответственности на директора. Приведем лишь некоторые из них.

• Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов

Кого признать контролирующим лицом при рассмотрении дела о доведении до банкротства, сказано в Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 21.12.2017 № 53. Пункт 23 документа разъясняет, что контролирующими признаны лица, на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации. Например, если будет доказано, что процедуру банкротства существенно затруднили факты непередачи (сокрытия, утраты или искажения) документации (ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). То есть к субсидиарной ответственности с руководителем вполне может быть привлечен представитель бухгалтерии.

• Субсидиарная ответственность при необоснованном получении кредита

Верховный суд в Определении от 28.01.2019 № 305-ЭС18-15540 признал заслуживающим внимания довод банка о том, что бухгалтеров ответчика, получившего кредит на основании искаженных балансов, необходимо:

• признать контролирующими лицами ответчика;
• привлечь к ответственности, в том числе материальной.

Дело будет рассмотрено на самом высшем уровне, но результат очевиден уже сейчас.

• Истребование документов

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.09.2018 № Ф07-10700/2018 по делу № А56-67582/2015 иллюстрирует полезность возложения обязанности по ведению и хранению документации должника на главного бухгалтера. Суд отметил, что конкурсный управляющий не мог истребовать у бывших руководителей должника документы, не проверив:

• доводы о том, что запрошенные документы обязан был хранить главный бухгалтер;
• подтверждение факта нахождения документов у главного бухгалтера (именно он осуществлял хозяйственную деятельность, производил расчеты, использовал печати).

Суд отметил, что бремя доказывания факта передачи документов и ценностей должника лежит именно на лице, которое было обязано их передать последующему руководителю. То есть в данном случае – на главном бухгалтере.

• Когда директор – главный бухгалтер

Арбитражный суд удовлетворил заявление конкурсного управляющего о взыскании убытков, поскольку ответчик, будучи руководителем должника, возложил на себя обязанности и его главного бухгалтера (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.12.2018 N Ф07-12714/2018). При этом он не исполнил обязанность внести наличные денежные средства, полученные от лиц, с которыми должник заключал предварительные договоры купли-продажи жилых помещений:

• в кассу должника;
• на банковский счет должника.

Отметим, что в этой ситуации директору не помогло даже то, что в период с 2010 по 2014 год она находилась на больничном по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком.

Если у главбуха есть заместитель

Если в штате компании числится заместитель главбуха, то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных фирмах), то руководитель компании должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Заметим, что на практике заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха учитывается еще на этапе установления должностных окладов его заместителей.

Основные моменты при оформлении приказа

Как к информационной части документа, так и к его оформлению нет никаких особенных требований: документ можно печатать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Для приказа подходит как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4 формата.

Только одно условие нужно соблюдать неукоснительно: на документе должна стоять личная подпись директора организации или любого сотрудника, уполномоченного действовать от его имени в вопросе подписания такого рода бумаг (использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом недопустимо).

Проштамповывать бланк при помощи гербовой печати не обязательно, поскольку с 2020 года юридические лица имеют право применять в своей деятельности штемпельные изделия только в том случае, если эта норма закреплена в локальной документации фирмы.

Приказ обычно пишется в единственном оригинальном экземпляре и обязательно регистрируется в журнале учета внутренних документов.

После составления приказа нужно сделать несколько копий, которые следует предоставить в банковское учреждение, обслуживающее организацию, а также в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.

Как передать функции руководителя главбуху?

Для оформления приказа применяется свободная форма бланка, которая содержит следующую информацию:

• название фирмы;
• номер приказа и заголовок;
• дата и место составления документа;
• причина оформления (нахождение директора в отпуске, длительная командировка);
• обозначение длительности возложения полномочий руководителя на главного бухгалтера;
• ФИО и должность замещающего специалиста (полностью);
• обязанности главного бухгалтера (подписывать накладные, кадровые приказы);
• сумма доплаты к основному окладу;
• виза руководителя предприятия.

Похожие записи:

• Предстоящие выплаты по российским акциям в 2022 году
• Со скольки лет в России можно учиться и сдавать на права?
• С 1 марта 2021 года вступает силу Приказ Минздрава от 11.12.2020 г. № 1317н