Работодатель потерял трудовую книжку: что делать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель потерял трудовую книжку: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Трудовая книжка утеряна работником

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Трудовая утеряна по вине работодателя

К сожалению, трудовая может быть утеряна и по вине работодателя. На каждом предприятии должен быть человек, который отвечает за хранение этих документов. Поэтому если книжка будет утеряна, то виновен будет и этот работник, и сам работодатель.

Ситуация может сложиться по-разному! В зависимости от этого работник должен будет предпринять те или иные шаги:

• если работник уволился с прежнего места работы, а работодатель не отдаёт ему трудовую книжку, то это нарушение прав работника. Он может написать исковое заявление в суд, пожаловаться в инспекцию по труду или в прокуратуру. Законных оснований для того, чтобы не возвращать трудовую книжку, у работодателя нет;
• если начальство признаёт свою вину, а у работника нет претензий, то он может попросить оформить дубликат. Просьба выражается в виде письменного заявления.

Иногда бывает так, что работодатель не желает отдавать работнику его документ, мотивируя это различными причинами, например:

• не хочет отпускать ценного работника;
• желает заставить его работать ещё, пока он не завершить некий объём работы;
• хочет взыскать с него некие суммы, не предусмотренные законодательством;
• прочие причины.

Важно! Работодатель не имеет права задерживать трудовую книжку работника! Это нарушение его трудовых прав. Если работодатель делает вид, что никакого заявления об увольнении не было, и поэтому он не обязан выдавать трудовую, сотруднику нужно будет поступить следующим образом:

• написать заявление на увольнение в двух экземплярах, один из них отнести в отдел кадров и проверить, чтобы оно было должным образом зарегистрировано в качестве входящего документа. На втором экземпляре должен стоять номер входящего документа и дата регистрации;
• ровно через 2 недели работник считается уволенным. Следовательно, администрация обязана вернуть трудовую книжку;
• если этого не произошло, то нужно обращаться в комиссию по трудовым спорам, если такая работает на предприятии. Если такой нет, то этот шаг можно пропустить;
• если будет отказано в принятии заявления, или проблема не будет решена, то нужно обращаться в инспекцию по труду или сразу в суд;
• если на предприятии работает КТС, то к ним обязательно нужно обратиться. Если нет, то сразу в ФИТ. Это называется досудебный порядок урегулирования спора. Без его соблюдения суд документы не примет.

Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя

Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основные сведения в отношении трудовой деятельности гражданина. Трудовая книжка заводится работодателем при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего сопровождает его на протяжении всей трудовой карьеры.

При трудоустройстве на новом месте книжка передается работником в кадровый департамент организации-работодателя и хранится там вплоть до увольнения, после чего должна быть возвращена законному владельцу.

• Необходимость наличия трудовой книжки
• Восстановление трудовой книжки при ее утере или порче
  • Дубликат трудовой книжки
  • Отсутствие подтвердительных документов
• Восстановление при утере по вине работодателя
  • Злонамеренное удержание трудовой книжки работодателем

На практике же нередки ситуации, в которых работник сталкивается с тем, что его трудовая книжка по тем или иным причинам теряется либо подвергается порче – по вине самого работника либо сотрудников организации-работодателя.

Трудоустройство сотрудника без трудовой книжки

Наниматели могут принимать сотрудника без трудовой книжки, если он скажет, что потерял её. И это может быть на руку недобросовестным личностям. Так как они могли быть уволены по статье за прогулы, пьянство и иные нарушения дисциплинарного режима. Без этого документа невозможно отследить эти нарушения. И тут уже рискует компания.

Но в таком случае организация может отказать в трудоустройстве. При этом статья 64 Трудового кодекса не будет нарушена.

Так как есть соответствующие основания в отказе при приёме на работу:

• часть 3 статьи 303, статья 309 Трудового кодекса РФ (отсутствие трудового стажа, так как нет его подтверждения);
• несоответствие стажа.

Поэтому добросовестные сотрудники всегда заинтересованы в получении документа любыми законными путями.

Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:

• ТК потерял работник.
• Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
• Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
• Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.

Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.

Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.

Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:

• Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
• Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
• В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
• Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
• Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.

В первом случае человек мог совсем не иметь трудового стажа. Это впервые устраивающиеся на работу несовершеннолетние и выпускники учебных заведений, иные граждане, не работавшие по каким-то причинам (домохозяйки). 65-я ст. указывает, что при заключении трудового договора с этими гражданами работодатель не требует от них трудовых книжек.

В том же пункте приводится и другое исключение – от совместителя при поступлении не требуется книжка и она для него не заводится потом.

Еще один, указанный в 66-й ст. случай, – когда работодателем выступает физическое лицо. Трудовая книжка в этом случае не оформляется совсем, даже если работа является для человека основной.

Детально порядок этих отношений прописывается в 303-й ст.: в обязательном порядке оформляется письменный трудовой договор, который регистрируется в органах местного самоуправления, работодатель уплачивает страховые и др. обязательные взносы.

Прием на работу школьника

Прием на работу лиц, не достигших 18 лет, и трудовые отношения с их участием, имеют значительную специфику.

Если касаться только вопросов, связанных с трудовой книжкой, то в тех случаях, когда у подростка раньше не было трудовых отношений, она выдается согласно 65-й и 66-й ст. ТК, 8-му пункту Правил, утв. 225-м Пост. Правит.

Трудовая книжка

оформляется в недельный срок с внесением сведений, перечисленных в 9-м пункте Правил.

На практике сотрудники отделов кадров иногда требуют от подростка заявления о выдаче книжки. Это не совсем законно, но и не является грубым нарушением, ведь о том, что подросток ранее не имел трудового стажа, следует только из его слов.

Далее вы сможете ознакомиться со статьей 65, 11 главы ТК РФ:

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

• Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

• если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
• работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
• наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Трудовой книжкой является документированное подтверждение того, что на протяжении жизни человек занимался трудовой официальной деятельностью. Документ сопровождает работника с первого места трудоустройства до последнего. В книжку вводят всю информацию касательно проф. деятельности, наград и достижений. Во время нахождения новой работы ее должны потребовать. Также трудовая книжка подтверждает стаж для возможности выхода на пенсионное обеспечение.

Мнение эксперта

Лебедев Сергей Федорович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Нередки ситуации, когда рабочий документ пропадает по чьей-либо вине. Что же делать, если утеряна трудовая книжка? Главное, не волноваться, так как можно восстановить сведения о стаже. Это займет некоторое время, но полностью вся информация о работнике будет возобновлена.

Исключения из правил: когда еще можно принять работника без трудовой

Нормы закона допускают еще один вариант, когда работодатель может принять на работу без трудовой книжки лицо, не являющееся исключением из правил ст. 65 ТК РФ. Таковое возможно в случае, если работник утерял, либо утратил документ вследствие каких-либо непреодолимых обстоятельств.

Как правило, в таких случаях работник обязан немедленно заявить об утере (краже или утрате) книжкисвоему предыдущему работодателю, который в течение 15 дней должен выписать ее дубликат (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). При оформлении бланка в обязательном порядке вносится о на его титульной странице (подробнее об оформлении дубликата трудовой мы рассказывали здесь).

Но согласно ст. 65 ТК, работник может обратиться и к своему новому нанимателю с заявлением об оформлении новой трудовой в связи с ее утратой, повреждением и т.п. Для таких ситуаций установлена особая процедура оформления новой трудовой книжки работнику:

Это важно знать: Заявление на ведение электронной трудовой книжки: образец 2021 года

• Одновременно с заявлением о приеме на работу, соискатель должен написать отдельное заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка указываются причина (утеря, кража и т.п.);
• На основании заявления нового сотрудника работодатель обязан оформить соответствующим образом новую трудовую книжку, о чем уведомить сотрудника под поспись (отметка ставится на заявлении работника, заявление подшивается в его личное дело);
• Бланк новой трудовой книжки предоставляется работодателем, с последующим удержанием его стоимости из заработной платы работника.

Сведения о трудовой деятельности работника за период, предшествующий выписке новой книжки, новый работодатель вносить в бланк не обязан, хотя законом это и не запрещено При наличии подтверждающих документов о предыдущих местах работы эти сведения могут быть внесены в новую трудовую.

Возможность устройства

В каких случаях возможно оформиться на работу без записи в трудовой книжке? Несмотря на то, что принимая на работу работника без трудовой книжки, работодатель действует незаконно. существует вариант, который наиболее часто ими используется, действуя при этом в рамках закона.

В данном случае речь идет об оформлении трудовых отношений между работодателем и его будущим сотрудником по гражданско-правовому договору. Нанимающий сотрудника работодатель в первую очередь должен определить для себя для чего ему следует нанять того или иного специалиста.

Примером таких деловых отношений может служить разовая работа, для которой нанимается определенный специалист. Данное сотрудничество между работником и работодателем оформляется либо по авторскому или агентскому договору, либо же составляется договор подряда .

Чем грозит работнику оформление без трудовой книжки?

Следует отметить, что на сегодняшний день вопросом о работе без трудовой книжки задаются именно молодые люди. не являющиеся опытными работниками в какой-либо сфере.

Необходимо отметить, что несмотря на то, что молодежь значительно меньше болеет людей старшего поколения, никто не застрахован от несчастного случая или постоянных вирусных заболеваний.

По закону в период нетрудоспособности работник сохраняет собственное рабочее место и производится оплата его больничного в срок, установленный законом, тогда как без оформления трудовой книжки этого никто делать не будет.

Это же касается и молодых женщин, которые планируют завести ребенка (детей). Выплаты в период декретного отпуска осуществляются предприятием, которое к тому же сохраняет за ней рабочее место, а также трудовой и страховой стаж. но только при оформлении трудовой книжки.

Стоит сказать, что аналогичными возможностями обладает и отец ребенка при оформлении трудовой, если мать ребенка по какой-либо причине не может сидеть дома.

Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?

В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.

В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.

Ответственность работодателя за нарушение ведения трудовых книжек

Ответственность за нарушение в ведении трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):

Похожие записи:

• Апелляционная жалобу на решение суда в 2022 году
• Как оплатить госпошлину за паспорт?
• Льготы ветерана труда в Башкирии