Кадровые документы. Что не в праве требовать работник?

Алименты 30 декабря, 2022

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы. Что не в праве требовать работник?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Комментарий к ст. 62 ТК РФ

2. Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

3. Вопрос первый: может ли сотрудник запрашивать документы у своего прежнего работодателя?

4. Вопрос четвертый: получается, что работодатель должен выдать работнику по письменному заявлению любые документы?

5. Как производится выдача справок работникам?

6. Где взять справку о зарплате

7. Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

8. Что делать в первую очередь

9. В какие сроки исполняется запрос полиции о предоставлении информации

10. Выдача справок и копий документов работникам

11. Какими нормами регулируются сроки выдачи документов бывшему работнику?

12. Правила поведения пользователей на сайте

Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено. К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще. В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.

Комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.

Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

20.09.2017

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Фамилия	Серов
Имя	Дмитрий
Отчество	Олегович
Дата рождения	14.02.1990
Образование	Среднее профессиональное
Профессия, специальность	техник
Дата заполнения		11.05.2012

Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.

Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).

Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вопрос первый: может ли сотрудник запрашивать документы у своего прежнего работодателя?

Исходя из буквального толкования статьи 62 ТК РФ, за получением копий документов может обратиться именно работник. Однако в связи с упоминанием в статье обязанности предоставлять копии приказов об увольнении с работы, суды нередко трактуют данное положение как обязанность выдать документы и уволенному сотруднику в том числе. При этом не важно, в какой срок после прекращения работы бывший работник обратился за документами.
Такой подход к трактованию положений данной статьи использовал Омский областной суд в Апелляционном определении от 11 июля 2012 года по делу № 33-4169/12. В этом определении суд отдельно отметил, что не имеет значения срок, в течение которого бывший работник обратился за выдачей копий документов, связанных с работой, поскольку законодательством не предусмотрено ограничения ни по периоду, ни по сроку давности при обращении работника или бывшего работника за документами, связанными с трудовой деятельностью в организации. В решении Челябинского областного суда от 13 сентября 2017 года по делу № 7-2192/2017 также делается акцент на том, что в Трудовом кодексе нет ограничения периода времени, в течение которого бывший работник может обратиться за получением копий документов, связанных с работой. На основании этого, суд обязал работодателя предоставить бывшему работнику документ, за выдачей которого он обращался.

Вопрос четвертый: получается, что работодатель должен выдать работнику по письменному заявлению любые документы?

Вовсе нет. У работодателя не возникает безусловной обязанности выдать любые документы, которые указал в своем заявлении работник. Нужно детально разобраться, какие документы требует предоставить работник, и выдать только те, которые непосредственно связаны с его работой. А, например, предоставлять документы, связанные с работой других сотрудников или касающиеся всей организации, не требуется. Судебная коллегия по административным делам в Апелляционном определении от 1 августа 2017 года по делу № 33а-2452/2017 как раз высказывала позицию, что нужно выдать только те документы, которые связаны с работой конкретного сотрудника, то есть связаны с выполнением его трудовой функции. Документы, которые затрагивают работу всех сотрудников, регулируют деятельность самой организации или изданы уже после увольнения работника, не подпадают под положения статьи 62 ТК РФ и не подлежат обязательному предоставлению работнику, даже если он и указал их в своем запросе.

Как производится выдача справок работникам?

В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспись (Определение Липецкого областного суда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников Анохин А.В., Роструд «Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи — документы должны быть связаны с работой данного работника. Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов. То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересов».

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов.

Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Где взять справку о зарплате

Ещё один важный вопрос для собирающих документы для начисления пенсии, где взять справку о зарплате. Вы уже давно уволились с предприятия, но оно до сих пор существует.

В соответствии с той же статьёй 62 ТК РФ вы имеете право получить любые документы и их копии, имеющие отношение к вашей трудовой деятельности везде, где вы трудились. Так что, идём на предприятие с паспортом и просим справку о зарплате за нужный период.

Если документы не выдают или «тянут резину», поступаем по вышеописанному алгоритму: печатаем заявление, посылаем заказным письмом с уведомлением, получаем документы на предприятии.

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Текущая редакция ст. 62 ТК РФ с комментариями и дополнениями на 2020 год

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Часть утратила силу с 6 октября 2006 года — Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Это интересно: Индексация заработной платы в 2020 году

Часть утратила силу с 6 октября 2006 года — Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Всегда ли работодатель должен удовлетворять просьбу работников о выдаче копий документов? Обязан ли он выдавать копии локальных нормативных актов, штатного расписания? В какие сроки выдаются документы, связанные с работой? Что грозит работодателю, если он нарушит срок выдачи? Как заверить копии документов для работника? В каком случае лучше оформить выписку? Как это сделать?

17.10.2017

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

В какие сроки исполняется запрос полиции о предоставлении информации

Сроки исполнения запроса, поступившего от полиции, регламентированы частью 4 ст. 13 упомянутого ФЗ «О полиции», согласно которой требования (запросы, представления, предписания) полиции подлежат исполнению в сроки, указанные в самом требовании (запросе, представлении, предписании), но не позднее месяца со дня вручения.

Неисполнение запроса документов (полиция, другие подразделения МВД РФ) может привести к привлечению лица к административной ответственности. Согласно ст. 19.7 КоАП РФ, непредоставление или несвоевременное представление сведений влечёт предупреждение или наложение штрафа в размере

от 100 до 300 рублей на граждан;
от 300 руб. до 500 руб. на должностных лиц;
от 3 000 руб. до 5 000 руб. на юридических лиц.

Если запрос поступил от следователя или дознавателя, то в случае его неисполнения виновное лицо можете быть привлечено к ответственности за невыполнение законных требований по ст. 17.7 КоАП РФ, что влечёт наложение штрафа:

на граждан в размере от 1 000 до 1 500 рублей;
на должностных лиц — от 2 000 до 3 000 рублей либо дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года;
на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Выдача справок и копий документов работникам

Уволенный сотрудник может получить документы в тот же срок по заявлению.Правила оформления справок и выписокСправки и выписки оформляются только на фирменных бланках организации, либо на бланках по формам, установленным законом (например, 2-НДФЛ). После их составления документы необходимо отдать на подпись генеральному директору.

Без подписи такой документ не считается действительным. Вместо директора подпись может поставить другое лицо, уполномоченное на это.Правила оформления копийКопии трудовых книжек и приказов делает служащий кадрового отдела или другое лицо, заведующее кадровыми вопросами.

Копии необходимо заверить — без заверения они не считаются действительными.Под заверением подразумевается надпись «Верно» на каждой странице копии.

Какими нормами регулируются сроки выдачи документов бывшему работнику?

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

присутствие даты и регистрационного номера справки;
подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

После верификации копии документа нужно:

поставить должность ответственного лица;
расшифровку визы (Ф. И. О.);
поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

Трудовой кодекс предъявляет к организации жёсткие требования по выдаче увольняющемуся в финальный рабочий день трудовой книжки и расчёта. Все остальные справки и документы работодатель выдаёт человеку по его письменному заявлению, срок для выполнения – 3 рабочих дня.

Знайте: если человек запрашивает справки даже за несколько минут до своего увольнения, кадровая служба обязана их выдать «день в день». Отставляем в сторону все дела и готовим необходимые справки и копии нужных документов. Этого требует закон, и с этим нужно смириться.

При этом заявитель может указать в своём требовании способ получения всех нужных документов, например, почтовым отправлением. Когда человек не хочет или физически не может приехать в офис для получения своей рабочей документации, он имеет право запросить отправить справки почтой или курьером. Компания в этом случае обязана направить на указанный адрес заказное письмо с уведомлением и описью содержимого. Таким образом, можно забрать даже трудовую (но только при письменном волеизъявлении заявителя).

Стоит знать при этом, что запросить пакет документации, касающейся работы, можно в любое время, даже через несколько лет после увольнения. Единственные сложности, которые могут возникнуть в этом случае, – если предприятие будет ликвидировано (ИП закрыто), сложно будет восстановить документы. Но и это возможно, для этого можно попробовать обратить в гос. архив, где должны храниться вся документация о работниках организации. Служащие архива должны восстановить и завизировать нужные данные.

Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.

Такие выдаются документы при увольнении:

трудовая книжка;
медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:

2-НДФЛ;
копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
копии документов из личного дела;
справки о периоде работы на предприятии;
копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Работодатель ее выдает, если документ требовался для осуществления трудовой деятельности. Она может потребоваться для трудоустройства по новому месту работы. Помимо административной ответственности за несвоевременную выдачу документов, сотрудник может подать иск в суд о возмещении материального ущерба.

Если медицинская книжка необходима в профессиональной деятельности, он может доказать, что это привело к невозможности трудоустроиться.

Справка о доходах при увольнении обязательно входит в список справок, выдаваемых при уходе сотрудника. Она требуется для расчета пособий и предоставления будущему работодателю. Справка используется для расчета декретных выплат, больничного и пособия по уходу за ребенком. Документ выдается в день увольнения. Если обращается бывший сотрудник, документ выдается максимум через 3 рабочих дня после подачи заявления. В нем указываются следующие данные:

об организации и работнике;
о выплатах работнику, на которые начислялись социальные взносы на год выдачи и 2 предыдущих;
количество исключенных из расчета дней – отпуска по уходу за ребенком, дней болезни и декретного отпуска.

Также выдается справка о доходе за последние 3 месяца, чтобы увольняющийся сотрудник могут встать на биржу труда. Работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней после поступления заявления, иначе применяются меры административного взыскания со стороны трудовой инспекции.

По заявлению предоставляется справка 182н, которая содержит информацию о периодах временной нетрудоспособности, включая время ухода за ребенком. Она требуется для расчета пособий, так как он осуществляется на основе среднего заработка, подтверждаемого документально.

Учитывается доход за текущий и предыдущие 2 года. Могут учитываться только те выплаты, с которых производились в начисления в ФСС.

Правила поведения пользователей на сайте

Так-то оно так, однако, редко можно встретить сотрудника, который запросит необходимые для него документы и будет готов ждать их целую неделю. Обычно они требуют бумаги здесь и сейчас, и бухгалтеру вновь приходится объяснять, что существует регламент сроков выдачи каждого вида документа. Ниже приведем перечень основных справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику (даже уволенному):

Копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника – выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момент обращения;
Приказ об увольнении можно также выдать в последний рабочий день сотрудника или также не позднее 3-х рабочих дней;
Экземпляр о приеме на работу тоже не позднее 3-х рабочих дней, но лучше его выдать непосредственно в день приема на работу;
Расчетный лист выдается в день выплаты заработной платы;
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения – не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника;
Копия сведений, направленных в ПФР, выдается одновременно с их подачей в профильное ведомство;
Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР, выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР формы СЗВ-К.

Сотрудники увольняются по разным причинам – кто-то и по собственному желанию, а кого-то увольняют и «по статье». Ввиду этого важно понимать, с каким настроением к вам может прийти уже бывший работник. Вы не имеете права ему отказать, если он запросит следующие бумаги:

Трудовую книжку;
Справку 2-НДФЛ;
Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М;
Справку о среднем заработке за последние 3 месяца работы;
Медицинскую книжку (если таковая предусмотрена);
Раздел 3 единого расчета по взносам;
Выписка из СЗВ-СТАЖ.

Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. В частности, речь идет вышеупомянутых «кусочках» из штатного расписания и прочих локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.

Как мы видим из большинства требований, предъявляемых к выдаче документов, в большинстве случаев речь идет именно об их копиях. Часто случается так, что сотруднику нужен не один документ, а целый пакет. В этих случаях сотруднику рекомендуется написать соответствующее заявление, где по пунктам должны быть указаны справки и выписки, которые сотрудник запрашивает. Правило оформления копий документов отображены в документе 19-летней давности, а именно в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Согласно тексту Стандарта, копией будет являться в интерпретированной форме, дубликат, полностью отображающий внешние признаки исходного документа. Просто сделать распечатку из 1С или ксерокопию будет недостаточно. Юридическую силу этому дубликату добавляет печать организации и подпись ответственных лиц. Если уже после этого в адрес бухгалтерии последуют обвинения в виде «неподходящего» вида созданных дубликатов, то здесь можно вежливо сослаться на вышеуказанный ГОСТ, а далее «попросить» сотрудника или коллег из другой компании больше не предъявлять безосновательных требований, ибо все сделано по Закону.