Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника

В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.

Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.

Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.

Особенности оформления

Пошаговая инструкция не такая уж сложная, надо пройти всего несколько этапов.

Сначала составляется заявление, которое должно содержать следующую информацию:

• ФИО руководителя или ИП ставится в верхнем правом углу, согласно официальным и учредительным документам;
• фамилия и инициалы директора фирмы идут следующими;
• должность, фамилия и инициалы самого сотрудника тоже стоят в шапке, только чуть ниже;
• середина листа заполняется полным наименованием документа;
• ниже идет сам текст заявления, согласно которому выставляется требование о представлении выписки;
• последними идут дата вместе с личной подписью.

Заявление передают непосредственному руководителю гражданина. После рассмотрения сообщения принимается решение о том, надо рассматривать такую заявку или нет. Дата рассмотрения вместе с подписью директора ставятся внизу, если решение положительное.

После этого составляют приказ, согласно которому сотруднику выдают выписку из трудовой книжки. В процессе часто принимают участие представители кадровой службы.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

• название документа,
• наименование организации-работодателя,
• должность ответственного лица,
• фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
• данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
• номер трудовой книжки,
• дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Порядок и требования к предоставлению выписки

1.Если возникла необходимость в получении выписки, составьте в произвольной форме заявление на имя руководителя с просьбой о получении

2.На основании данного документа издается приказ

3.официальный срок исполнения составляет три дня, можно указать и более короткий срок, но на усмотрение отдела кадров

4.получить выписку можно сколько угодно раз, но это должно быть зафиксировано в журнале учета трудовых книжек

Заявление можно написать в свободной форме, главное отразить в нем следующие пункты:

• Обратиться к директору или заменяющему его лицу компании, в дательном падеже. Например: «Начальнику ООО «Трон» Веселову В.В. от экономиста Петрова Р.В.»;
• далее можно приступать к указанию основной просьбы о предоставлении требуемого документа. Следует отметить, что право сотрудников на получение выписки закреплено в статье 62 ТК РФ. Именно ее и нужно будет указать в основном тексте заявления, например:
  «Прошу выдать мне выписку из трудовой книжки, на основании статьи 62 ТК РФ, со сведениями о последнем месте трудоустройства».
• В конце документа его автором обязательно должна быть поставлена личная подпись, а также дата составления заявления. После включения всех вышеуказанных сведений документ может быть передан на стол руководителю.

Требовать от сотрудника пояснений, зачем ему потребовалась выписка, работодатель не имеет право, конечно, он может поинтересоваться, но работник отвечает на этот вопрос по своему усмотрению.

Пошаговая инструкция по оформлению выписки из трудовой книжки и ее образец

Образец выписки из трудовой книжки – это бланк, в который вносятся подробные сведения о трудоустройстве гражданина за определенный период.

Трудовая книжка в течение всего срока работы физического лица находится на предприятии и на руки не выдается. Поэтому, если работнику необходимо где-либо, подтвердить свой опыт и стаж работы, он может запросить копию или выписку из книжки.

Выписка может потребоваться:

• в банке при оформлении кредита, в том числе ипотечного;
• в государственных органах для оформления каких-либо льгот и субсидий;
• в другую организацию, например, при трудоустройстве по совместительству;
• в судебные инстанции, в которых необходимо подтвердить факт работы в конкретный период;
• при прохождении процедуры усыновления или установления опекунства;
• для оформления загранпаспорта и т.д.;
• в Пенсионный фонд и т.д.

В отдельных ситуациях выписка может быть заменена копией трудовой книжки, которая должна быть заверена уполномоченным лицом.

Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя. Строгой формы документа нет. Как правило, в нем указывается период, за который необходима выписка (может быть как несколько месяцев, так и несколько лет), и прописывается ссылка на ст. 62 Трудового кодекса РФ . Согласно этой ссылки работодатель обязан предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности, в течение трех дней после получения запроса.

Бывают случаи, когда работодатель требует указать в заявлении причину, по которой понадобилась выписка. Это неправомерно, поэтому причину сотрудник не обязан указывать.

Занимаясь делопроизводством, для кадров и сотрудников других инстанций необходимо знать срок действия выписки. Для банков (при оформлении ипотечного кредита), для Федеральной миграционной службы обычно срок равен 1 месяцу. Для оформления виз заверенная форма будет действительна не более 3 месяцев.

Заинтересованным лицам уже через месяц придется переоформить выписку при: усыновлении, оформлении детский пособий, участвуя в судебных разбирательствах. Но для других организации пределы устанавливаются индивидуально.

В российском законодательстве строго не указаны ограничения по сроку действия аналогичных копий подлинника.

Когда может понадобиться

Согласно закону работник вправе не обозначать в заявлении цели запроса этого документа. Самыми распространенными инстанциями, которые могут попросить принести эту бумагу являются:

• Социальная защита населения. Требуется при оформлении денежных дотаций и усыновлении. В основном, в этой бумаге обозначается информация о последнем месте труда.
• Пенсионный фонд. При оформлении или переоформлении пенсии. Стоит знать, что с 2021 года работодатель не вправе отказать человеку в выдаче оригинала книжки для предоставления в ПФ.
• Судебная инстанция. Может понадобиться информация за конкретный период, который фигурирует в деле.
• Кредитная организация. В данном случае банк интересует информация о трудоустройстве за последние полгода. Поэтому весь период трудовой деятельности их мало интересует.
• Паспортный стол. Понадобится при оформлении загранпаспорта лично. Обычно необходим документ за десять лет.

Выписка и копия трудовой книжки это практически один и тот же документ, только с разным количеством страничек.

Форма выписки из трудовой книжки

Выписка может понадобиться для предоставления в судебные органы, в банк при оформлении кредита, в учреждение социальной защиты населения при назначении пособия, в Пенсионный фонд для начисления пенсии или ее перерасчета. Выдача визы и загранпаспорта также не обходится без подтвержденных сведений о стаже работы человека.

Выписка из трудовой книжки, образец которой каждое предприятие разрабатывает самостоятельно, оформляется только при наличии письменного заявления работника на имя руководителя. Заявление составляется в свободной форме с указанием периода, за который необходимо отражение стажа работы. Далее на заявлении руководство компании проставляет визу, издается приказ о выдаче выписки сотруднику, приказом назначается ответственное лицо, начинается подготовка документа.

Для выписки характерно наличие таких обязательных параметров:

• Реквизитов предприятия в верхней части первой страницы;
• Названия документа по центру страницы;
• Персональных сведений о сотруднике;
• Таблицы с перечнем мест работы, расположенных в хронологическом порядке, за требуемый промежуток времени.

Выдается выписка из трудовой книжки, образец заполнения которой должен быть в точности известен кадровой службе, в течение 3 рабочих дней от даты заявления. Под выпиской обязательно ставится подпись ответственного лица (но для суда, посольства и некоторых других органов требуется подпись не кадровика, а руководителя предприятия) и печать. В случае отсутствия у организации своего штампа допускается выдача выписки без него.

Выписка чаще всего оформляется в отделе кадров организации, в которой трудится сотрудник. Либо правом выдачи выписок из трудовых на предприятии наделяется специально уполномоченное лицо:

• ответственный сотрудник отдела кадров;
• секретарь организации (в соответствии с должностной инструкцией);
• руководитель организации.

Выписку заверяют подписью исполнителя и печатью компании. Как сделать выписку из трудовой книжки правильно? Допустимо использовать как специально разработанный бланк, так и представить оформленную должным образом ксерокопию нужной страницы подлинника.

В верхней части документа обязательно должно присутствовать его название и реквизиты выдавшей организации. Прикладывается копия титульного листа ТК или указываются все данные о сотруднике:

• ФИО;
• дата рождения;
• сведения об образовании;
• профессия.

Обязательно вносится дата оформления выписки и должность выдавшего ее ответственного исполнителя.

Если выписка оформляется в виде таблицы, представление информации о профессиональном пути человека в требуемый период размещается в хронологическом порядке. Ориентируйтесь на приведенный нами образец заполнения выписки из трудовой книжки.

Ответственность за трудовые книжки

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Процедуру получения выписки из трудовой книжки можно разделить на несколько основных этапов:

• сначала гражданин должен оповестить своего непосредственного руководителя о необходимости получения данного документа. Как правило, сотрудник сообщает о данном факте начальнику в устной форме. Однако можно написать и письменное заявление, если, например, служащий допускает, что директор может просто забыть о его просьбе;
• далее директор должен передать распоряжение об изготовлении выписки из трудовой книжки в отдел кадров. Там, на основании поступившей информации, специалист выполнит все необходимые действия и оформит документ с учетом всех современных норм и правил;
• и, наконец, окончательным этапом станет выдача выписки из трудовой книжки на руки заинтересованному лицу.

Выписка чаще всего оформляется в отделе кадров организации, в которой трудится сотрудник. Либо правом выдачи выписок из трудовых на предприятии наделяется специально уполномоченное лицо:

• ответственный сотрудник отдела кадров;
• секретарь организации (в соответствии с должностной инструкцией);
• руководитель организации.

Выписку заверяют подписью исполнителя и печатью компании. Как сделать выписку из трудовой книжки правильно? Допустимо использовать как специально разработанный бланк, так и представить оформленную должным образом ксерокопию нужной страницы подлинника.

В верхней части документа обязательно должно присутствовать его название и реквизиты выдавшей организации. Прикладывается копия титульного листа ТК или указываются все данные о сотруднике:

• ФИО;
• дата рождения;
• сведения об образовании;
• профессия.

Обязательно вносится дата оформления выписки и должность выдавшего ее ответственного исполнителя.

Если выписка оформляется в виде таблицы, представление информации о профессиональном пути человека в требуемый период размещается в хронологическом порядке. Ориентируйтесь на приведенный нами образец заполнения выписки из трудовой книжки.

Похожие записи:

• Замена счетчиков воды: когда и как менять
• Когда на пенсию по новым правилам: таблица для мужчин и женщин
• Можно ли обжаловать решение суда — инструкция от R.TIGER